Agroquímicos S.A

OBJETIVO GENERAL
Fortalecer las tareas archivísticas mejorando la organización, clasificación y conservación de la documentación.

















PLAN DE ARCHIVO
DISPOSICIONESGENERALES
De acuerdo con la identificación de las falencias. Se debe seguir un procedimiento que consiste en ejecutar un plan de mejoramiento para la adecuada organización de los archivos.

1.Implementar la tabla de retención en la cual se verá beneficiada la administración de la empresa; por medio de esta:

• Facilitando el manejo de la información.

• Contribuyen a la racionalización dela producción documental.

• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ellaestipulados.

• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

•Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos


2. Implementar el inventario permanente para la seguridad de los documentos y que estos sean de fácil acceso.

3. Conbase en la tabla de retención, es conveniente que se abren carpetas para series y sub series. Estas carpetas deberán ser identificadas permitiendo su ubicación y recuperación. Se identificaran de estamanera:

• Nombre de serie
• nombre de subserie
• número de folio
• fechas extremas

4. Los documentos que integran una unidad documental deberán estar debidamente foliados con el objetivo defacilitar su ordenación consulta y control.

5. Cada carpeta será organizada de manera que la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta. Y lafecha más reciente será encontrada al final de la misma.

6. En el momento de realizar el inventario documental se realizara un expurgo; el cual consiste en limpiar los expedientes de copias y otros...