ANALISIS CONTROL INTERNO ADICSE

Sobre la base de información que ustedes proporcionaron, realizamos el análisis a la misma, así los registros contables a partir del mes de noviembre al mes de diciembre de dos mil ocho, información integrada y presentada por el contador a cargo, conteniendo lo siguiente:

Recibos de ingresos:
Para los ingresos, existen recibos de caja, en seis series, estos definidos con las literales B, C, D,E, F, G respectivamente, con base a lo anterior se estableció un fondo de registro para cada una.

Hallazgo:
Al momento de realizar los registros por cada serie, se pudo determinar que estas no cuentan con la frase “exentos de impuestos, según resolución No…. De fecha…” siendo obligatorio para este tipo de documentos.

Los ingresos registrados en cada serie, deben registrarse en fondosespecíficos, siendo algunos casos, en los que se registro ingreso de otro fondo al que no pertenece.


Recomendación:
Esta frase es obligatoria, se recomienda hacer un sello con dicha frase y colocárselas a todos los recibos de caja utilizadas y aún sin usar. Al momento de imprimir nuevos documentos, solicitar que dicha frase quede impreso.

Se debe asignar a una persona a efecto sea el(a) responsable paraemitir los recibos y estos correspondan al fondo específico.



Facturas de Costos y Gastos:
Para el control de gastos, salida de efectivo de las diferentes cuentas y proyectos de la asociación, se imprimen voucher, los mismos quedan con el documento de soporte, facturas, recibos, contratos, etc., estos voucher son uniformes para las cuentas que se tienen en la asociación, no están pre-impresas ninumeradas, cada vez que se emite un cheque, se imprime de un formato en la computadora.

Hallazgo:
Durante el registro de la información compilada, no se encontró ningún cheque-coucher, ni un registro de caja chica, para el registro y control de los gastos. Se logro determinar que el pago de gastos operativos son con efectivo, dicho dinero es resguardado en la sede de la asociación, siendo estoun riesgo para la institución.

La institución tiene la exención del IVA, por lo que se convierte en consumidor final, dicho beneficio no la exime de solicitar en cada gasto realizado la factura respectiva, aunque hay casos en las que las leyes vigentes si lo permiten.

Actualmente SAT, esta solicitando presentar la declaración mensual del IVA, aunque sea sin movimiento, actuando con base alartículo 40 de la dicha ley y el artículo 94 del código tributario, no encontrando ninguna declaración de dicha obligación al año 2008.

Recomendación:
Se recomienda imprimir cheques-voucher, para registrar las operaciones en orden cronológicas y correlativas, adjuntando a estas los documentos que soporten dicha emisión.

En cada gasto realizado, deben solicitar la factura respectiva, aunque no estánobligados a presentar declaración mensual del IVA, estos deben quedar registrados en un control auxiliar donde identifique todos los datos mínimos.

Se recomienda acudir a la oficina tributaria más cernaza, para que les expliquen de la obligación de presentar declaraciones mensuales, la asociación por ser un ente exento y no realiza actividades mercantiles ni servicios afectos al impuesto, no tienela obligación de realizarlo, así tampoco el derecho de reclamar crédito fiscal por los gastos realizados en las diferentes actividades y proyectos ejecutados.

A continuación se detallan los costos y gastos que aplican para el registro de gastos administrativos y operativos, aunque en la nomenclatura se detalla de una mejor manera, siendo estos:

Facturas de Combustibles y Lubricantes.
Facturaspor Reparación de Vehículos.
Factura por la compra de vehículos.
Facturas de Bienes muebles o inmuebles.
Facturas de transporte urbano y extra-urbano.
Facturas por consumo en restaurantes.
Facturas por Hospedaje.
Facturas por papelería y útiles.
Facturas por servicio de asesoría profesional.
Facturas por servicios de la oficina (Teléfono, Agua, Luz Eléctrica, Cable, Impresión de documentos de...