archivo colegios

2011EE14840
Bogotá D.C.,
Doctora
LEIDY YINETH RIVERA GONZÁLEZ
Cuidad
Ref. Consulta documentación instituciones educativas
Objeto de la Consulta:
Se realiza una serie de consultasrelacionadas con la documentación que de
be mantener archivada las
instituciones de educación preescolar, básica y media de carácter oficial.
Normas relacionadas y respuesta:
La Ley 594 de 2000establece las reglas y principios generales que regulan la función
archivistica del Estado, comprende a la administración pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funcionespúblicas; desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia los archivos se clasifican en: Archivo General de la Nación, del Departamento, del Municipio y del Distrito.
El inciso 1º del artículo3º de la Ley 594 de 2000 define el archivo como el
“conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública oprivada, en el transcurso de su gestión...” Por su parte, el artículo 4º Ibídem, señala que el “objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que lainformación institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia”.
De acuerdo con lo anterior, se considera que las instituciones deeducación preescolar, básica y media, tanto públicas como privadas, deben conservar en todo momento, el archivo de los documentos que contengan información académica de los estudiantes que han tenidomatriculados, en razón a que dichos documentos son prueba del servicio público prestado, lo cual es de interés para las autoridades públicas así como para las personas que recibieron este servicioeducativo. En el caso de las instituciones de carácter oficial, su proceso archivístico deberá adelantarse en los términos que señala la Ley 594 de 2000 y demás normas concordantes De otra parte, dada...