Archivonomia
Páginas: 7 (1577 palabras)
Publicado: 9 de abril de 2012
CONTENIDOS TEORICOS
ARCHIVO
LOCAL DONDE SE GUARDAN DOCUMENTOS.
FICHERO DE INFORMACION.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS.
DOCUMENTOS ANTIGUOS RELATIVOS A LA HISTORIA DE UNA NACION O CIVILIZACION.
SITIO DONDE SE CUSTODIAN DOCUMENTOS.
PERSONA QUE POSEE VASTOS CONOCIMIENTOS.
DOCUMENTO
ES LA PRUEBA ESCRITA DE CUALQUIER COSA QUE SIRVE COMO PRUEBA DE ALGO.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
ES EL LOCAL OLUGAR DONDE SE CUSTODIAN DOCUMENTOS.
RESGUARDO
ES EL LOCAL O LUGAR DONDE SE CUSTODIAN DOCUMENTOS.
IMPORTANCIA DEL RESGUARDO DE DOCUMENTOS.
TODO DOCUMENTO CON DATOS, CIRCUNSTANCIAS Y ELEMENTOS IMPOSIBLES DE DETENER EN LA MEMORIA SE RESGUARDAN PARA FUTURAS CONSULTAS Y SIRVEN PARA COMPROBAR QUE SE ACLARO COMO ALGUN ASUNTO COMERCIAL
LA LABOR DE LA ADMINISTRACION ES DE SERVICIO Y ENTRE ELLOSSE ENCUENTRA EL ARCHIVO, ESTE SERVICIO ES DE INFORMACION Y ESTA ACTIVIDAD DEBE CONSIDERARSE COMO EL “REGISTRO DE INFORMACION”.
LA MAYORIA DE ESTAS ACTIVIDADES ESTAN PRECEDIDAS, ACOMPAÑADAS Y SEGUIDAS DE UN PAPEL QUE SE RELACIONA CON LA RECOPILACION, REGISTRO Y TRANSMICION DE DATOS.
LAS FALLAS PROVOCAN DESORDEN EN LOS NEGOCIOS Y ENTORPECEN LA MARCHA INSTITUCIONAL, POR TANTO DEBE ESTARPREPARADO EL PERSONAL RESPECTIVO.
LA DOCUMENTACION DE LOS ARCHIVOS, EN SU ASPECTO INFORMATIVO TIENEN UNA MULTIPLE FUNCION: HISTORICA, ANALITICA, PREVISORA Y SUPERVISORA
INTEGRACION DE LOS ARCHIVOS.
LOS PRINCIPALES ELEMENTOS QUE INTEGRAN LOS ARCHIVOS SON:EL LOCAL, EL MOBILIARIO Y EQUIPO, DOCUMENTACION Y PERSONAL.
EL LOCAL
_ FUNCIONAL, ADAPTARSE A LAS NECESIDADES DE LA OFICINA, SEDEBE TOMAR EN CUENTA EL TIPO DE EQUIPO Y MOBILIARIO, NÚMERO DE EMPLEADOS Y POSIBILIDADES DE EXPANSIÓN.
PRINCIPALES ENEMIGOS:
INCENDIO
LA HUMEDAD
EL POLVO E INSECTOS.
ORIENTACIÓN.
HACIA EL SUR Y LA MÁS INCONVENIENTE AL NORTE.
ILUMINACIÓN.
LA NATURAL ES MEJOR, SI ES ARTIFICIAL ; SIN REFLEJOS, SOMBRA Y BUENA DIFUSIÓN.
TEMPERATURA Y VENTILACION
Brindan rendimiento y eficiencia en losempleados y conservación de los documentos.
DECORACION Y RUIDOS.
Evitar que se favorezca el polvo usando colores claros y se limpien fácilmente.
ACCESORIOS
Taller de encuadernación y fotografía.
Vestuario, tocador y sanitarios.
TIPOS DE ARCHIVO
VIGENTE ES EL QUE SE ENCUENTRA EN CONSTANTE MOVIMIENTO Y PUEDE CONSTAR DE DOCUMENTOS HASTA DE 5 AÑOS ATRAS
MUERTO ES AQUEL QUE HA DEJADO DEFUNCIONAR Y SOLO SE CONSULTA EN CASOS ESPECIALES Y SE FORMAN CON DOCUMENTOS APARTIR DEL 5° AÑO ATRA
DIVISION DE LOS ARCHIVOS.
ARCHIVOS Y CATALOGOS.
LAS OPERACIONES MODERNAS PRODUCEN UN GRAN NÚMERO DE DOCUMENTOS, QUE ESTAN CONSIGNANDO MULTITUD DE DATOS, CIRCUNSTANCIAS Y ELEMENTOS QUE NO SERÍA POSIBLE RETENER EN LA MEMORIA.
CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS CUMPLE CON UN FIN DETERMINADO, DESPUÉS DE ALGÚNTIEMPO QUIZÁ HABRÍA LA NECESIDAD DE VOLVER A CONSULTAR, ESTO REQUIERE EN LO QUE HACE A DOCUMENTOS NO SOLO GUARDARLOS SINO CONSULTARLOS CON RAPIDEZ.
SE HA ENCONTRADO QUE LA ÚNICA MANERA DE RESOLVER ADECUADAMENTE LA NECESIDAD DE GUARDAR DOCUMENTOS, PROTEGIÉNDOLOS DE SUS ENEMIGOS NATURALES ( POLVO, HUMEDAD, INSECTOS, FUEGO, ETC.) CONSISTE EN EL USO COMBINADO DE ESTOS TRES ELEMENTOS:_CLASIFICACIÓN _ ORDENACIÓN _EQUIPO ADECUADO
LA COMBINACION DE ESTOS FACTORES PRODUCE LO QUE SE LLAMA “EL ARCHIVO” QUE ES, UNA SERIE DE DOCUMENTOS CLASIFICADOS Y ORDENADOS, INSTALADOS EN UN EQUIPO ADECUADO PARA SU CONSERVACIÓN Y RÁPIDA CONSULTA.
CLASIFICACION.
ES SEPARAR UN CONJUNTO DE OBJETOS, SERES, IDEAS, DOCUMENTOS, ETC. FORMANDO CON ELLOS GRUPOS DIVERSOS, CUYOSCOMPONENTES PRESENTAN CIERTA SEMEJANZA ENTRE SÍ. EJEM. EN LAS CIENCIAS NATURALES LOS ANIMALES, HAN SIDO CLASIFICADOS POR DETERMINADAS SEMEJANZAS.
EL ELEMENTO DE SEMEJANZA SIRVE PARA FORMAR GRUPOS DE UNA CLASIFICACIÓN QUE SE LLAMA “ BASE O CRITERIO DE CLASIFICACIÓN”
LOS GRUPOS FORMADOS RECIBEN EL NOMBRE DE
“ MIEMBROS DE LA CLASIFICACIÓN.”
PARA LOS FINES PRÁCTICOS DE...
ARCHIVO
LOCAL DONDE SE GUARDAN DOCUMENTOS.
FICHERO DE INFORMACION.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS.
DOCUMENTOS ANTIGUOS RELATIVOS A LA HISTORIA DE UNA NACION O CIVILIZACION.
SITIO DONDE SE CUSTODIAN DOCUMENTOS.
PERSONA QUE POSEE VASTOS CONOCIMIENTOS.
DOCUMENTO
ES LA PRUEBA ESCRITA DE CUALQUIER COSA QUE SIRVE COMO PRUEBA DE ALGO.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
ES EL LOCAL OLUGAR DONDE SE CUSTODIAN DOCUMENTOS.
RESGUARDO
ES EL LOCAL O LUGAR DONDE SE CUSTODIAN DOCUMENTOS.
IMPORTANCIA DEL RESGUARDO DE DOCUMENTOS.
TODO DOCUMENTO CON DATOS, CIRCUNSTANCIAS Y ELEMENTOS IMPOSIBLES DE DETENER EN LA MEMORIA SE RESGUARDAN PARA FUTURAS CONSULTAS Y SIRVEN PARA COMPROBAR QUE SE ACLARO COMO ALGUN ASUNTO COMERCIAL
LA LABOR DE LA ADMINISTRACION ES DE SERVICIO Y ENTRE ELLOSSE ENCUENTRA EL ARCHIVO, ESTE SERVICIO ES DE INFORMACION Y ESTA ACTIVIDAD DEBE CONSIDERARSE COMO EL “REGISTRO DE INFORMACION”.
LA MAYORIA DE ESTAS ACTIVIDADES ESTAN PRECEDIDAS, ACOMPAÑADAS Y SEGUIDAS DE UN PAPEL QUE SE RELACIONA CON LA RECOPILACION, REGISTRO Y TRANSMICION DE DATOS.
LAS FALLAS PROVOCAN DESORDEN EN LOS NEGOCIOS Y ENTORPECEN LA MARCHA INSTITUCIONAL, POR TANTO DEBE ESTARPREPARADO EL PERSONAL RESPECTIVO.
LA DOCUMENTACION DE LOS ARCHIVOS, EN SU ASPECTO INFORMATIVO TIENEN UNA MULTIPLE FUNCION: HISTORICA, ANALITICA, PREVISORA Y SUPERVISORA
INTEGRACION DE LOS ARCHIVOS.
LOS PRINCIPALES ELEMENTOS QUE INTEGRAN LOS ARCHIVOS SON:EL LOCAL, EL MOBILIARIO Y EQUIPO, DOCUMENTACION Y PERSONAL.
EL LOCAL
_ FUNCIONAL, ADAPTARSE A LAS NECESIDADES DE LA OFICINA, SEDEBE TOMAR EN CUENTA EL TIPO DE EQUIPO Y MOBILIARIO, NÚMERO DE EMPLEADOS Y POSIBILIDADES DE EXPANSIÓN.
PRINCIPALES ENEMIGOS:
INCENDIO
LA HUMEDAD
EL POLVO E INSECTOS.
ORIENTACIÓN.
HACIA EL SUR Y LA MÁS INCONVENIENTE AL NORTE.
ILUMINACIÓN.
LA NATURAL ES MEJOR, SI ES ARTIFICIAL ; SIN REFLEJOS, SOMBRA Y BUENA DIFUSIÓN.
TEMPERATURA Y VENTILACION
Brindan rendimiento y eficiencia en losempleados y conservación de los documentos.
DECORACION Y RUIDOS.
Evitar que se favorezca el polvo usando colores claros y se limpien fácilmente.
ACCESORIOS
Taller de encuadernación y fotografía.
Vestuario, tocador y sanitarios.
TIPOS DE ARCHIVO
VIGENTE ES EL QUE SE ENCUENTRA EN CONSTANTE MOVIMIENTO Y PUEDE CONSTAR DE DOCUMENTOS HASTA DE 5 AÑOS ATRAS
MUERTO ES AQUEL QUE HA DEJADO DEFUNCIONAR Y SOLO SE CONSULTA EN CASOS ESPECIALES Y SE FORMAN CON DOCUMENTOS APARTIR DEL 5° AÑO ATRA
DIVISION DE LOS ARCHIVOS.
ARCHIVOS Y CATALOGOS.
LAS OPERACIONES MODERNAS PRODUCEN UN GRAN NÚMERO DE DOCUMENTOS, QUE ESTAN CONSIGNANDO MULTITUD DE DATOS, CIRCUNSTANCIAS Y ELEMENTOS QUE NO SERÍA POSIBLE RETENER EN LA MEMORIA.
CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS CUMPLE CON UN FIN DETERMINADO, DESPUÉS DE ALGÚNTIEMPO QUIZÁ HABRÍA LA NECESIDAD DE VOLVER A CONSULTAR, ESTO REQUIERE EN LO QUE HACE A DOCUMENTOS NO SOLO GUARDARLOS SINO CONSULTARLOS CON RAPIDEZ.
SE HA ENCONTRADO QUE LA ÚNICA MANERA DE RESOLVER ADECUADAMENTE LA NECESIDAD DE GUARDAR DOCUMENTOS, PROTEGIÉNDOLOS DE SUS ENEMIGOS NATURALES ( POLVO, HUMEDAD, INSECTOS, FUEGO, ETC.) CONSISTE EN EL USO COMBINADO DE ESTOS TRES ELEMENTOS:_CLASIFICACIÓN _ ORDENACIÓN _EQUIPO ADECUADO
LA COMBINACION DE ESTOS FACTORES PRODUCE LO QUE SE LLAMA “EL ARCHIVO” QUE ES, UNA SERIE DE DOCUMENTOS CLASIFICADOS Y ORDENADOS, INSTALADOS EN UN EQUIPO ADECUADO PARA SU CONSERVACIÓN Y RÁPIDA CONSULTA.
CLASIFICACION.
ES SEPARAR UN CONJUNTO DE OBJETOS, SERES, IDEAS, DOCUMENTOS, ETC. FORMANDO CON ELLOS GRUPOS DIVERSOS, CUYOSCOMPONENTES PRESENTAN CIERTA SEMEJANZA ENTRE SÍ. EJEM. EN LAS CIENCIAS NATURALES LOS ANIMALES, HAN SIDO CLASIFICADOS POR DETERMINADAS SEMEJANZAS.
EL ELEMENTO DE SEMEJANZA SIRVE PARA FORMAR GRUPOS DE UNA CLASIFICACIÓN QUE SE LLAMA “ BASE O CRITERIO DE CLASIFICACIÓN”
LOS GRUPOS FORMADOS RECIBEN EL NOMBRE DE
“ MIEMBROS DE LA CLASIFICACIÓN.”
PARA LOS FINES PRÁCTICOS DE...
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