Asistente administrativo

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO


Barranquilla, 21 de agosto del 2014


ELABORADO POR: Adriana Enamorado
Audrey Pérez
Carlos Romero
Jessica Barrios
Odalys Martinez


OBEJTIVOS
1.1 Dar a conocer la importancia del asistente administrativo
1.2 Identificar las características y responsabilidades del asistente administrativo.
1.3Aclarecer la forma correcta de la presentación personal, ofrecer buen servicio al cliente, orden en la oficina y aseo general.

RESUMEN
El siguiente trabajo trataremos las ventajas, cualidades, aptitudes y actitudes que un asistente administrativo debe desempeñar en su labor. Además, se explicara la forma correcta de mantener una oficina de trabajo, de manejar lapresentación personal y de brindar un buen servicio al cliente teniendo en cuanta los valores éticos profesionales.
FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

- Organiza la Agenda (visitas, teléfono, citas, etc.) de su jefe.
- Supervisa y ejecuta la realización del trabajo administrativo que, en razón de la competencia de la jefatura, ésta decida asignarle. Supervisa y ejecuta la realización deltrabajo administrativo que, en razón de la competencia de la jefatura, ésta decida asignarle.
- Organiza ficheros por cualquiera de los métodos, manuales o informáticos, que resulten más adecuados a los fines perseguidos.
- Redacta y envía la correspondencia a las unidades que lo requieran.
- Ejecuta trabajos mecanográficos, archivísticos y de cálculo, por cualquier medio, incluso informático.-Transmite decisiones de la Jefatura de la Unidad, hacia los ámbitos que la integran.
- Guarda sigilo en aquellos asuntos confidenciales que conozca por razón del puesto que desempeña.
- Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de trabajo.
- Efectuar los gastos contemplados en presupuesto a través del banco.
- levantarán Actas de las Juntas, que serán espuertas a la consideración delPresidente, y una vez obtenida la firma de éste, se enviará copia a todos los asistentes.
Confeccionar nóminas y seguros sociales de los empleados. Tramitación de Altas/bajas de los empleados por accidente o enfermedad
. Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad
.  Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo
.. Realiza los descargos o pagoscontra cada proyecto de compromiso.
Llenar formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
Realiza seguimiento a los pagos para sucancelación oportuna
.  Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.
Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.
 Realiza registro contable
Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.
Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con losavances a justificar.
Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorandos con los facturas de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja menor.
Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.
Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.
 Entrega chequescorrespondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.
Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud y calcular los viáticos.
Solicitar reposición de chequera ante la unidad responsable
Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable.
  Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el...