ASISTENTE DE DIRECCION U
Páginas: 5 (1198 palabras)
Publicado: 9 de abril de 2015
RUnidad 2 – Gestión del tiempo
La vida profesional de un@ secretaria, asistente de dirección, está formada por una multitud de tareas, que solo tienen sentido si están vinculadas a cuatro misiones, que son: - la recepción
la gestión de la información
la comunicación
la organización
La recepción es el vehículo de la imagen de marca de la empresa. La asistente cumple un papel preponderante.
Lagestión de la información: Se incluye todo lo concerniente a la clasificación, archivo, documentación. El asistente es el punto de paso obligado de todas las informaciones del departamento. Añadirá valor a su puesto si no se limita a desempeñar el simple papel de “correa de transmisión”.
La comunicación: el dominio del teléfono, Internet, redes sociales, en el contexto profesional, redacción decorrespondencia, actas e informes
La organización: Reflexión sobre la distribución del tiempo, trabajo en equipo, organización de viajes, reuniones etc.
No debe ser su trabajo absolutamente operativo, el cargo implica también “atreverse”.
RECEPCIÓN –
1- La imagen de marca de la empresa.
Tiene como misión recibir a sus clientes internos (personas de otras agencias o sucursales o departamentos)y externos.
Deben escuchar, informar, guiar, orientar, explicar a sus clientes.
Recibir al cliente es la primera prueba de calidad o no de los servicios prestados.
2- Fase de contacto o “ los primeros 5 minutos”
En los primeros 5 minutos, es cuando se instaura un clima de simpatía o antipatía.
Se puede comparar al hombre con un iceberg:
La primera mirada, el primer saludo, sonanalizados por los 8/9 de nuestra personalidad.
En función de nuestras experiencias anteriores, se establecerá o no un clima de confianza. Ese primer contacto nos hará desear ir mas lejos, comunicarnos o bien nos quedaremos con una impresión desagradable.
¿ No se dice: “ Casi siempre la primera impresión es la buena?”
En consecuencia estamos dispuestos a perdonar al que se equivoca:”errar es humano” opor el contrario pensamos:”me ha parecido desde el primer momento que esto no funcionará”.
Por lo tanto l@ asistente, que recibe a un cliente externo o interno, debe tomarse el tiempo necesario para establecer el primer contacto de forma positiva: ¿cómo?
Gracias a las palabras que emplee pero también gracias a su actitud no verbal.
LA MIRADA. Es clave en la comunicación. Por medio de ella Ud.muestra una disponibilidad con respecto al visitante (mirada asombrada, vivaz, apagada, triste, interesada). Estos adjetivos otorgan a la mirada una dimensión humana (le indicará que está allí para ayudarle o para cuidarse de él.
Es claro que a la mirada debe añadirse la sonrisa.
LOS GESTOS.- No refugiarse en una actitud estática. Utilizar las manos para apoyar lo que se dice: indicar una dirección,dar una idea de la dimensión, diseñar un documento.
No cruzar los brazos ni manos cuando se dirija a su interlocutor: da la impresión que Ud. no se encuentra cómodo o que se domina para escuchar.
Esa actitud no favorece un buen diálogo.
Gestos no verbales de una buena recepción:
Mirar a su interlocutor.
Sonreírle
Utilizar los gestos para apoyar lo que se dice.
Invitar a sentarse al clienteexterno.
Ofrecer café o refresco si ha de esperar.
3 – Hacerse cargo del “cliente externo”
Una vez que han pasado esos primeros minutos, su papel de recepción consiste en hacerse cargo de su solicitud: “¿ en qué puedo ayudarle?”
Petición sencilla: “tengo una cita con el Sr. Galvez a las 16 hrs.”
Mirar a la persona con una sonrisa, tranquilizarla y emplear su nombre.
“Sra. Vimet, el Sr. Galvez larecibirá en un momento.”
“ Sra. Vimet, El Sr. Galvez la recibirá en unos minutos, ¿puedo ofrecerle un café?
Petición que la obligará a realizar algunas investigaciones: “ Le traigo un certificado de nacimiento que había olvidado incluir en mi expediente, y quisiera saber si me falta alguna cosa más?
Demuéstrele a esa persona que la está escuchando y que comprende su solicitud. Dígalo Ud. con...
La vida profesional de un@ secretaria, asistente de dirección, está formada por una multitud de tareas, que solo tienen sentido si están vinculadas a cuatro misiones, que son: - la recepción
la gestión de la información
la comunicación
la organización
La recepción es el vehículo de la imagen de marca de la empresa. La asistente cumple un papel preponderante.
Lagestión de la información: Se incluye todo lo concerniente a la clasificación, archivo, documentación. El asistente es el punto de paso obligado de todas las informaciones del departamento. Añadirá valor a su puesto si no se limita a desempeñar el simple papel de “correa de transmisión”.
La comunicación: el dominio del teléfono, Internet, redes sociales, en el contexto profesional, redacción decorrespondencia, actas e informes
La organización: Reflexión sobre la distribución del tiempo, trabajo en equipo, organización de viajes, reuniones etc.
No debe ser su trabajo absolutamente operativo, el cargo implica también “atreverse”.
RECEPCIÓN –
1- La imagen de marca de la empresa.
Tiene como misión recibir a sus clientes internos (personas de otras agencias o sucursales o departamentos)y externos.
Deben escuchar, informar, guiar, orientar, explicar a sus clientes.
Recibir al cliente es la primera prueba de calidad o no de los servicios prestados.
2- Fase de contacto o “ los primeros 5 minutos”
En los primeros 5 minutos, es cuando se instaura un clima de simpatía o antipatía.
Se puede comparar al hombre con un iceberg:
La primera mirada, el primer saludo, sonanalizados por los 8/9 de nuestra personalidad.
En función de nuestras experiencias anteriores, se establecerá o no un clima de confianza. Ese primer contacto nos hará desear ir mas lejos, comunicarnos o bien nos quedaremos con una impresión desagradable.
¿ No se dice: “ Casi siempre la primera impresión es la buena?”
En consecuencia estamos dispuestos a perdonar al que se equivoca:”errar es humano” opor el contrario pensamos:”me ha parecido desde el primer momento que esto no funcionará”.
Por lo tanto l@ asistente, que recibe a un cliente externo o interno, debe tomarse el tiempo necesario para establecer el primer contacto de forma positiva: ¿cómo?
Gracias a las palabras que emplee pero también gracias a su actitud no verbal.
LA MIRADA. Es clave en la comunicación. Por medio de ella Ud.muestra una disponibilidad con respecto al visitante (mirada asombrada, vivaz, apagada, triste, interesada). Estos adjetivos otorgan a la mirada una dimensión humana (le indicará que está allí para ayudarle o para cuidarse de él.
Es claro que a la mirada debe añadirse la sonrisa.
LOS GESTOS.- No refugiarse en una actitud estática. Utilizar las manos para apoyar lo que se dice: indicar una dirección,dar una idea de la dimensión, diseñar un documento.
No cruzar los brazos ni manos cuando se dirija a su interlocutor: da la impresión que Ud. no se encuentra cómodo o que se domina para escuchar.
Esa actitud no favorece un buen diálogo.
Gestos no verbales de una buena recepción:
Mirar a su interlocutor.
Sonreírle
Utilizar los gestos para apoyar lo que se dice.
Invitar a sentarse al clienteexterno.
Ofrecer café o refresco si ha de esperar.
3 – Hacerse cargo del “cliente externo”
Una vez que han pasado esos primeros minutos, su papel de recepción consiste en hacerse cargo de su solicitud: “¿ en qué puedo ayudarle?”
Petición sencilla: “tengo una cita con el Sr. Galvez a las 16 hrs.”
Mirar a la persona con una sonrisa, tranquilizarla y emplear su nombre.
“Sra. Vimet, el Sr. Galvez larecibirá en un momento.”
“ Sra. Vimet, El Sr. Galvez la recibirá en unos minutos, ¿puedo ofrecerle un café?
Petición que la obligará a realizar algunas investigaciones: “ Le traigo un certificado de nacimiento que había olvidado incluir en mi expediente, y quisiera saber si me falta alguna cosa más?
Demuéstrele a esa persona que la está escuchando y que comprende su solicitud. Dígalo Ud. con...
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