Aspectos legales, apunte sociedades

La Documentación Mercantil
Para operar, toda empresa requiere adquirir y emitir diversos documentos contables y tributarios como guías de despacho, boletas y facturas, entre otros, que, posteriormente, deberán ser timbrados y legalizados en el Servicio de Impuestos Internos. Ello se debe a que el trabajo comercial requiere de la utilización de diversos documentos y registros que son necesariospara verificar el correcto traspaso de la información a los libros de contabilidad, como respaldo que justifique las operaciones mercantiles de los diversos agentes económicos. En otras palabras, una contabilidad bien documentada siempre merece fe, de ahí que, en la actualidad, tiene mucha más importancia la documentación mercantil que los libros, pues éstos, por sí mismos, nada prueban, en tantoque los documentos mercantiles, permiten reconstruir sin dificultad alguna las operaciones efectuadas.
De esta manera, las continuas operaciones efectuadas por la empresa , entendida como unidad autónoma de gestión en el proceso productivo, así como los emitidos por su propietario, sea este persona natural pequeño contribuyente o bien persona jurídica de distinto tipo, requieren necesariamente dela emisión y recepción de documentos de diversa naturaleza.
Así pues, los documentos mercantiles pueden ser entendidos como todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad comercial, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones legales1. En términos simples, cuando nos referimos a losdocumentos mercantiles, estamos aludiendo a aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar, desde el punto de vista legal, la realización de una operación mercantil2.
La misión que cumplen los documentos mercantiles, como se desprende del párrafo anterior, es de suma importancia, a saber:

1. En ellos queda precisada la relación jurídicaentre las partes que intervienen en una determinada operación, es decir, sus derechos y obligaciones.

2. Constituye un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio.

3. Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Ahora bien, los documentos mercantiles suelen tomar forma en elmomento en que la operación se realiza, y su objeto, como ya se ha señalado, es el de certificar el acuerdo de voluntades que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio o transacción. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo alarrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados. Vale decir, los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está, informan al contador o auxiliar de contabilidad respectoa las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad.
En suma, no podemos desconocer que la importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para la impresión, el archivo y la conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operacionesmercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, por ejemplo, haciendo mención de la...