cartas de confimacion/ evaluacion de inventarios

Caracas, 3 de enero de 2002

Señores:
Banco
(Dirección)






Estimados señores:

Nuestros auditores externos Cifuentes Lemus & Asociados, están efectuando el examen de nuestros estados financieros al ______________________ En relación con este trabajo, les agradecemos suministrarles la siguiente información relacionada a la fecha antes indicada:

1. Relación de existencias ensu poder indicando las cantidades correspondientes.

Les agradecemos enviar la información antes indicada anteriormente directamente a la dirección de nuestros auditores:


Cifuentes, Lemus & Asociados
Av. La Salle con Calle Lima, Torre Phelps Piso 26
Plaza Venezuela, Caracas
Apartado Postal 70898 Caracas 1071-A
No. Fax: 781.29.32
E-Mail: cla@mooresthephens.com


Muy atentamente, porCompañía Ejemplo, C.A.


_________________
Lic.




COMPAÑÍA EJEMPLO, C. A.
CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROLES INTERNOS
AREA DE COMPRAS, INVENTARIOS

Pregunta
Objeto Observaciones
CONTRATACIÓN -COMPRAS
1 Los procedimientos para la contratación de proveedores están documentados? Determinar si hay algún tipo de riesgo para la entidad proveniente de la falta de guíasescritas que permitan la supervisión del personal subalterno, se eviten violaciones a dichos procedimientos, se facilite el entrenamiento del personal.
2 Las funciones de aceptación de clientes, compras, control de inventarios, programación de la producción y despacho se encuentran segregadas y las responsabilidades están compartidas entre varias personas? Determinar si hay algún tipo riesgo para laentidad proveniente de una inadecuada segregación de funciones. Si la persona que autoriza las compras, o el proceso de autorización de los pagos es la misma persona pueden haber contrataciones con proveedores o pagos no autorizados
3 Los controles implementados por la Gerencia permiten determinar que no se contrate con un proveedor con poca capacidad de cumplimiento o en estado de insolvencia,puede causar riesgos por la contratación de compras o de servicios que involucren problemas de producción por falta de calidad o incumplimientos Determinar si hay algún tipo de riesgo por falta de procedimientos relacionados con la contratación de proveedores, de manera de evitar la contratación de compras o de servicios con proveedores de mala reputación o que no tengan la suficiente solvenciaeconómica.
4 Hay alguna lista de los clientes que han sido aprobados por parte de la Gerencia? Determinar si la Gerencia toma participación en la contratación de los servicios.
5 Los procedimientos implementados permiten dar a conocer el precio de los bienes o servicios de los proveedores en fecha anterior a la emisión de la factura, de manera que se evite la devolución de facturas porservicios cuyos precios no hayan sido debidamente acordados y aprobados? Determinar si hay algún tipo de riesgo para la entidad proveniente de que no se disponga de procedimientos adecuados que permitan determinar el costo de los bienes o servicios que serán adquiridos con anterioridad a la emisión de las facturas, de manera que se evite la devolución de facturas que vayan a ser rechazadas.
6 Serequiere del uso de un formulario de “Requisiciones de Mercancías o de Servicios” debidamente aprobado para que el departamento de compras o la persona que gestiona las compras proceda a la solicitud de presupuestos a los proveedores Determinar si hay algún tipo de riesgo para la entidad proveniente de la falta de un formulario adecuado que documente la necesidad de compra de un inventario o de unservicio por parte de las unidades operativas.
APROBACIÓN DE COMPRAS
1 Se requiere solicitar presupuestos de los bienes a ser adquiridos y que estos sean debidamente aprobados por la alta gerencia o por un Comité de Compras antes de aprobarse la compra o la contratación de los servicios. e requiere de ordenes de ordenes de compra debidamente aprobadas por la Gerencia para proceder a la...