Catalogacion

CATALOGACION DE EXISTENCIAS

CATALOGACION: Proceso por el cual se identifican las existencias de una entidad, refiriéndolas a normas o estándares determinados de antemano, para clasificarlas de acuerdo con su naturaleza o uso y asignarles un símbolo o código que las represente, consiguiendo mediante este proceso la simplificación de las existencias.
El proceso de catalogación tiene dosmomentos fundamentales:
* La descripción bibliográfica, definida en las Reglas de Catalogación Españolas como el conjunto de datos bibliográficos con que se registra o identifica un documento de acuerdo con unas reglas.

* La elección de puntos de acceso, que consiste en dotar al documento de las entradas necesarias (principal y secundarias) que permitan ordenarlo adecuadamente dentro de lacolección, para poder recuperarlo dentro del catálogo.
Además de esto, por medio de la signatura topográfica se convierte el asiento bibliográfico en catalográfico, siendo ésta la diferencia entre un catálogo y una bibliografía.

PROCEDIMIENTOS PARA CATALOGAR MATERIALES: Al definir la catalogación se ha indicado que es un proceso en el cual se pueden distinguir varias etapas, cuyo planeamientopermitirá establecer un procedimiento para la ejecución de la tarea por realizar. Las etapas que se identifican en la definición dada, como normalización, identificación, clasificación y codificación, de todos y cada uno de los materiales que forman los inventarios de la empresa, permite considerar que el procedimiento a aplicar debe incluir en él, las actividades correspondientes a los cuatroaspectos mencionados, los que deben de ser planificados convenientemente en función a los resultados que se desean tener. Por lo tanto, para realizar la catalogación de los materiales, será necesario preparar un plan que comprenda:
1. Determinación de las normas que regirán la catalogación y servirán de modelo o pauta de comparación, en la selección de los artículos que utilizara la empresa en elfuturo. Esta determinación de normas se efectuara mediante un comité, en el cual deben estar representados todas las dependencias que usan materiales, así como las que los adquieren, guardan, controlan y despachan.
2. Identificación de cada material existente, en base a la obtención de una relación completa de los materiales y que servirá para constatar la veracidad de las anotaciones y paradefinir la denominación de cada articulo, asi como sus características y propiedades.
3. Preparación de la clasificación a efectuar, mediante la selección de las clases, sub-clases y secciones que se emplearan en función de las variedades de artículos que se usan en la empresa.
4. Ordenamiento que seguirán los materiales una vez clasificados, determinando la forma en que los grupos deartículos serán ordenados, de acuerdo con su denominación o sus características, y siguen las normas establecidas al respecto.
5. Distribución de los materiales, conforme se vallan identificando y comparando con las normas aprobadas, en las clases, sub-clases y secciones establecidas.
6. Elección de un sistema de símbolos o códigos que permita identificar fácil y rápidamente los artículos en elalmacén, y preparación de tablas de equivalencias para la asignación de códigos a los materiales, de acuerdo con el sistema elegido.
7. Asignación, a cada artículo, del símbolo que le corresponde según la clase a la que pertenece, sub-clase en el que se le agrupara y el ordenamiento que seguirá, de manera de identificarlo claramente de todos los otros de su grupo mediante el código que se leasigne.
8. Procesamiento de los materiales identificados, clasificados, ordenados y codificados, de manera que se elabore e imprima el catálogo de materiales de la entidad; en el cual una vez impreso se distribuirá a las dependencias de la empresa en la cantidad que sea necesaria para su uso en los pedidos a compras y almacenes, y para facilitar los procedimientos y tramites relacionados con...