Cdasadd

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del poder popular para la educación
U.E. Escuela “San Vicente”
5to Año Sección “U”
Cátedra: Practicas de oficina

Integrantes:
Cardenas Gerson
Rojas Eli Karina
Prof: Cortez Crismary Barone Francisco

Caracas, noviembre del 2012

Índice

Introducción………………………………………………………………………………. 03
Algunos criterios generales a tener en cuenta parala gestión documental……………….. 04
Términos relacionados……………………………………………………………………. 05
Ventajas de la base de datos en la gestión documental…………………………………… 06
Cómo actuar ante la sobrecarga de información………………………………………….. 08
Ciclo de vida de un documento en el hogar………………………………………………. 09
Conclusión………………………………………………………………………………… 10
Bibliografía……………………………………………………………………………….. 11Introducción
A continuación explicaremos el ciclo de vida de los documentos y el sistema de gestión documental. Para iniciar el siguiente trabajo diremos que el sistema de gestión documental se usa para tener almacenado un documento, o si el mismo documento original de dicho se extravía tener una copia de recuperación distribuir y crear documentos. El ciclo de vida nos sirve para depositar los documentosen los lugares adecuados dependiendo de su valor .

Algunos criterios generales a tener en cuenta para la gestión documental
Un sistema de gestión documental se refiere, por lo general, a las siguientes aéreas: almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación y/o autenticación.
* Almacenamiento: ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemospagar para almacenarlos?

* Recuperación: ¿Cómo puede el usuario encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolos? ¿Cuáles opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación?

* Clasificación: ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que estén archivados siguiendo el sistema mas apropiado?

* Seguridad: ¿Cómo evitamos la pérdida dedocumentos, la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quien no debiera tener acceso a ella?

* Custodia: ¿Cómo decidimos cuales documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)?

* Distribución: ¿Cómo distribuimos cuales documentos a lagente que los necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos?

* Workflow (flujo de trabajo): si los documentos necesitan pasar de una de una persona a otra, ¿Cuáles son las reglas para el flujo de los mismos?

* Creación: si más de una persona esta implicada en la creación o modificación de un documento, ¿Cómo se podrá colaborar en esas tareas?

* Autenticación:¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal entre el gobierno y la industria privada sobre la originalidad de los documentos, y como cumplimos con sus estándares para la autenticación?

Términos relacionados
* Sistema de gestión de contenidos: el sistema de gestión de contenidos podría tender a confundirse con un sistema de gestión documental, pero un sistema degestión de contenidos es utilizado principalmente a nivel web, si bien es cierto que ambos comparten características como la administración de información e incluso, en alguna de sus formas, utilizan bases de datos. El objeto de administración de este sistema esta, de manera predominante, orientado hacia la web.

* Gestión del conocimiento: la gestión del conocimiento es, en síntesis, la gestión delos activos intangibles que generan valor para la organización. La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de un modo u otro con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la gestión del conocimiento tiene el aprendizaje organizacional su principal herramienta. La gestión del conocimiento es un concepto dinámico o de flujo....