cfdi

ASPÉCTOS PRÁCTICOS
DONDE Y COMO SE RECIBEN LOS CFDI
 El primer punto interesante es definir donde y como se nos hacen llegar estos archivos. Como he dicho antes, aún muchos negocios se conforman con entregar y el comprador se conforma con recibir, una impresión de un comprobante. En virtud de que lo que necesitamos es un archivo digital, se requiere una entrega por medio digital, ya sea unagrabación en un medio magnético o un envío por un medio electrónico. En este caso algunas empresas con estructuras muy robustas en telecomunicaciones y tecnología, pueden haber definido un sitio “ftp”[3] en su servidor para recepción de archivos con formatos específicos e información particular para ser procesados por su “ERP”[4] , y otros, más modestos, pueden solicitar que se les envíe a unadirección electrónica. De este tipo de negocios es donde las dificultades se pueden presentar. Es probable que no sólo una persona lleve a cabo todas las compras del negocio. Es probable que muchos potenciales compradores, estén solicitando simultáneamente que se les envíen a sus direcciones electrónicas los documentos CFDI, por lo que si no se diseña un proceso adecuado que conduzca al orden, es fácilcaer en el caos, pues no se tendrá la certeza de que hay un control apropiado para recuperar todas las comprobaciones digitales. Recomendamos ampliamente que se señale un solo buzón electrónico para estos efectos y que se responsabilice a una persona o puesto que siga el proceso de recepción, se dicten políticas de restricción de pagos para el caso de proveedores que no entreguen el documento yse verifique que los archivos recibidos cumplan con reglas de Código Fiscal.
COMO SE PROCESAN LOS CFDI
Igual que en lo comentado en el proceso de solicitud y recepción, existen múltiples posiciones ante esta pregunta, dependiendo del tamaño y grado de complejidad de la empresa. Hay desde aquellas que gracias a las “Addendas”[5] que contienen los CFDI permiten que al recepcionarse sean procesadaspor el sistema “ERP” del negocio, hasta aquellos más modestos que requieren que alguien lleve a cabo los diversos procesos derivados de un comprobante que ampara una compra o un gasto.
Normalmente esto incluye conocer la información del proveedor y la existencia de una orden de compra previa, así como de lo amparado por el documento, y los volúmenes, descripciones, precios unitarios, operacionesaritméticas como sumas y multiplicaciones, tasas de impuestos, descuentos aplicados, importe adeudado, si existen o no pagos a cuenta o anticipos y si se recibió el producto o servicio, así como si este fue recibido en forma completa o parcial. Todo esto, sobre un documento digital, es complejo. Por lo tanto, normalmente el o los funcionarios trabajan sobre el documento que es la “representacióngráfica” del archivo electrónico, olvidándose de que aunque se cubran los aspectos administrativo-operativo de dicha adquisición, se deben comprobar además otros aspectos de índole fiscal. El artículo 29 del Código Fiscal señala dos comprobaciones que se deben llevar a cabo a los CFDI:
Art. 29.- “Los contribuyentes podrán comprobar la autenticidad de los comprobantes fiscales digitales porInternet que reciban consultando en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria si el número de folio que ampara el comprobante fiscal digital fue autorizado al emisor y si al momento de la emisión del comprobante fiscal digital, el certificado que ampare el sello digital se encontraba vigente y registrado en dicho órgano desconcentrado.”
Esto es una parte de las verificaciones quese deben procesar para no incurrir en una falta administrativa o delito fiscal, al pretender una deducción de una erogación que no era procedente como lo señala la misma norma legal:
Art. 29-A último párrafo.- “Las cantidades que estén amparadas en los comprobantes fiscales que no reúnan algún requisito de los establecidos en esta disposición o en el artículo 29 de este Código, según sea el...