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Departamento de compras
Saber comprar

El departamento de compras es un elemento clave para cualquier empresa y saber comprar o no saber es la diferencia entre el éxito de una empresa o su fracaso. Así de simple y así de complejo a la vez. Lógicamente en el éxito de una empresa intervienen muchos factores, pero uno, sin duda, es la eficacia del departamento de compras.

Las principalesfunciones del departamento de compras son: la búsqueda y selección de proveedores, la negociación con esos proveedores de precios, calidades y plazos de entrega, optimización de gastos y la cooperación con otros departamentos de la empresa.

El departamento de compras (y todos los miembros que lo componen) debe poseer las siguientes cualidades:

Conocimiento del Producto/Mercado
Investigaciónde posibles fuentes de aprovisionamiento
Búsqueda de la reducción continúa de costos
Capacitación para diferenciar precio y costo
Facilitador de acuerdos a plazo con proveedores

Uno de los defectos que tienen algunos de los miembros que forman parte del departamento de compras es que no actúan como compradores, sino como meros gestores de un pedido, es decir, lo único que hacen esrelacionarse con los proveedores para tramitar el pedido, pero en ningún momento cuestionan el precio, ni los plazos de entrega, ni la forma en la que se efectuará el pago, ni tampoco intentan buscar alternativas para abaratar costes. Ese es un “comprador frío”, no aporta nada a la empresa, por lo tanto es perfectamente prescindible.

El “comprador caliente” es ese comprador que aprieta pero sin presionardemasiado a los proveedores, que se implica y sabe negociar mejores precios, plazos de entrega más rápidos y por lo tanto abarata costes y da una mayor eficacia al departamento de compras. Ese es un comprador que interesa, que aporta valor a la empresa, y es imprescindible para la misma.

El departamento de compras ha de aplicar técnicas de negociación y de intercambio constante de informaciónque no le permite estancarse ni quedarse parado, sino estar en continuo movimiento y en constante actualización para seguir siendo competitivos.

Gestión de compras: cómo ha de ser el departamento de compras

El departamento de compras tiene una gran relevancia para las empresas. Este departamento gestiona las necesidades de producción de la empresa al proveerla de las necesidades que demanda ytambién es el área en la que se genera el proceso de pagos a proveedores.

¿Cuál es el principal objetivo de todo departamento de compras? Muy sencillo y simple: se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible. Pero no será tan sencillo como parece. Os mostramos el camino que sigue una compra desde que se detecta la necesidad hasta el archivo de la factura.

Para un óptimofuncionamiento del departamento de compras se han de seguir una serie de pasos, que generalmente se han de dar en un orden determinado. La jerarquía es la siguiente:

La compra, casi siempre, se inicia a partir de las demandas de los demás departamentos de la empresa. Esa demanda se ha de formalizar de forma escrita en un documento indicado para ello. A partir de ese momento el departamento decompras entra en acción.

El siguiente paso del departamento de compras es seleccionar el proveedor. Ese es un momento muy importante ya que debemos saber qué proveedor es el que más nos conviene. Hay que saber negociar con los proveedores y no guiarnos únicamente por el precio, ya que si queremos destacar sobre la competencia, tendremos que tener en cuenta la calidad de los productos queadquirimos.

El tercer paso es emitir la orden de compra y notificar al proveedor elegido que se le ha adjudicado la compra.

Por último queda la recepción del producto adquirido y realizar la factura para que quede constancia en todo momento de los detalles de la compra. Como mínimo se harán dos copias de estas facturas, una para contabilidad y otra para el mismo departamento de compras, ya que de...