Como Organizar Un Evento

Como Organizar un Evento

¿Qué es un evento?

Es un suceso de importancia social o personal.

Los tipos de eventos

1. RELIGIOSOS
2. CULTURALES
3. SOCIALES
4. DEPORTIVAS
5. EMPRESARIALES

Las partes de un evento:

DISEÑO:

LA PLEANEACION

LA ORGANIZACIÓN:

Es el proceso de colocar a las personas necesarias dentro de la estructura necesaria para larealización de los objetivos expresados en el Plan.

Organizar tiene que ver con delegar las funciones a personas idóneas, capaces y con actitud correcta para lograr los objetivos. Para delegar necito previamente:

1. Hacer una lista de las funciones y actividades que se necesitan según el plan.
2. Definir los niveles de autoridad de las funciones (Asamblea, Junta Directiva, Jefaturas/coordinadores por actividad o departamento / etc…)

3. Elabore descripciones de trabajo para todo aquello participe en el plan.

4. Preparación y Capacitación del personal.

LA DIRECCION:

Es la labor del administrador para asegurar que las personas tomen las acciones efectivas para la realización de los objetivos.

Una vez que ha planificado y ha estructurado a las personas en unesquema organizativo (organigrama) deberán al personal y al equipo entero ha actuar.

El fin de la dirección es guiar al grupo de individuos para lograr los objetivos de la empresa. (Reuniones / informes / etc…)

La mayoría de las personas no le gusta el esfuerzo y tienden a desmotivarse con facilidad y no les gusta asumir responsabilidades, por eso es necesario que estén vigiladas, controladaspara lograr los objetivos.

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.

EL CONTROL (SUPERVISION)

La supervisión administrativa más queuna mera función de un proceso, tiene que ver con la actitud del administrador de averiguar cómo están progresando los seguidores las disposiciones del plan, y sortear los obstáculos, resolver los problemas que amenazan el plan.

Básicamente en este punto debemos hacer tres cosas:

* Evaluar a partir del calendario y el plan de acción los adelantos.
* Vigilar que se logren a tiempo lasfechas como esta en el calendario.
* Supervisar la calidad de los logros y el ambiente laboral entre el personal.
* Localizar problemas y posibles amenazas.
* Hacer correcciones necesarias. (debemos tratar de anticiparnos)
* Evaluar a partir del plan de acción los que las cosas se hagan a tiempo y como se indicó.
* Hacer anticipadamente los cambios que verdaderamente se debede hacer.

LA EVALUACION

PLANEACIÓN DEL EVENTO

A. Diseño: Es la primera parte del evento.

Algunos elementos del diseño de un evento.

* Denominación de las dimensiones de evento, el tipo de evento y el público meta).
* Cantidad de Personas.
* Fijación de Fecha, la hora de inicio, la hora en que termina y el lugar en que se realizara.

LA PLEANEACION

Elpropósito de esta parte es decidir con anticipación, que hacer, como hacerlo, cuando hacerlo y quienes deberán hacerlo basándonos en los objetivos deseados. El único propósito de organizar a los hombres y mujeres en una estructura es lograr los objetivos.

Algunos elementos del diseño de un evento.

* Establecimiento de los Objetivos. (El objetivo Terminal y los Específicos).
* Ladefinición de necesidades para la realización del evento.
* Plan de Acción para la realización de las necesidades. (Que, como, quien, cuando, donde, y presupuesto)
* Presupuesto. (recursos humanos, tecnológicos, infraestructura, financieros que se necesitan)
* Cotizaciones.
* Cronograma. (fechas de realización de cada actividad del plan de acción)
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