Consejo Tecnico De La Contaduria

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA
ORIENTACIÓN PROFESIONAL No. 5

LIBROS

1. JUSTIFICACIÓN
Frente a las continuas consultas elevadas ante el Consejo Técnico de la Contaduría Publica sobre los libros de contabilidad, se considera necesario, compilar y aclarar las diferentes disposiciones existentes, en ejercicio de la función orientadora en el área técnico-científica consagrada en el Art. 33de la Ley 43 de 1990 y como aporte a la comunidad usuaria de los servicios contables.
2. OBJETIVOS
2.1. GENERAL
Orientar la interpretación normativa en materia de Libros de Contabilidad.
2.2. ESPECÍFICOS
• Pronunciarse sobre libros, tomando como base la normatividad vigente en el sector privado.
• Orientar sobre la conformación, clases y diligenciamiento de los libros.
• Determinar ante quéentidades se realiza el registro de los libros y cuáles se deben registrar.
• Enunciar qué entes económicos están obligados a llevar libros contables y cuáles.
• Determinar los procedimientos para el registro, manejo, conservación, corrección de errores, destrucción, pérdida y reconstrucción de los libros, para que tengan efectos de medio de prueba en materia comercial, civil y tributaria.
3.ANTECEDENTES
Con el fin de establecer los beneficios de sus actividades, las medidas de control y contar con medios probatorios sobre sus transacciones, los comerciantes procedieron a efectuar el registro de sus operaciones en forma detallada, para posteriormente presentarlos resumidos en sus diferentes elementos. De esta manera surgen los libros que dependiendo de las necesidades se realizan conun grado de detalle diferente, unos de resumen y otros de detalle o auxiliares.
Acogiendo estas necesidades la Cámara de Comercio de Bogotá realizó un estudio sobre las normas de los libros de comercio, fruto del cual se expidió el decreto 1798 de 1990. Posteriormente el 29 de diciembre de 1993 fue promulgado el decreto 2649 “Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden losprincipios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia”, incluyendo dentro del título III la reglamentación de las normas sobre registro y libros.
En la actualidad las normas sobre libros de comercio y en especial los libros de contabilidad y sus efectos probatorios se encuentran dispersas en varias disposiciones, entre ellas, el artículo 15 de la Constitución Nacional, Código deComercio, Código de Procedimiento Civil, Estatuto Tributario y Decretos Reglamentarios 2649 y 2650 de 1993 .
4. ORIENTACIÓN
4.1. CONCEPTO DE LIBROS DE COMERCIO
El diccionario de la Real Academia de la Lengua trae como definición de libro:
“Conjunto de muchas hojas de papel, vitela, etc., ordinariamente impresas, que se cosido o encuadernado juntas con cubiertas de papel, cartón, pergamino uotra piel, etc., y que forman un volumen.” (1)
El concepto de libro de comercio no se aleja mucho de la anterior definición, pues los libros de comercio son documentos en donde los entes realizan los registros de sus operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad, y podrán ser diligenciados, ya sea en forma manual o electrónica.
El Código del Comercio señala: “cuando se hagareferencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.(2)
El Consejo de Estado por su parte señaló que: “El concepto de libro de comercio en general y de libros de contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende tanto el concepto tradicional de haz dehoja como también las citadas cintas magnetofónicas, videos tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que, como ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento (C. Co., Art. 2035).
Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la...