Contabilidad_de_caja_chica

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DE ORIENTE
CONTABILIDAD I
LIC. GUILLERMO ALEXANDER HERRERA ORTIZ
CAJA CHICA
(Nota Técnica 3)

1.

Introducción:

Por razones de control interno contable y administrativo, es recomendable, que todos los pagos se
hagan con cheques a excepción, de ciertos desembolsos por cantidades no significativas, como:
pasajes urbanos, franqueo postal,fotocopias, compra de escobas, trapeadores y otros.
Aunque dichos pagos menores pueden por su naturaleza, no hacerse realmente con cheque, su
importe total si puede ser cubierto con la cuenta bancaria, estableciéndose para ello, un fondo fijo
de caja chica.
2.

Establecimiento del fondo:

Para constituir el fondo fijo de caja chica, se extiende un cheque por una cantidad cerrada (Q.500,
Q.1,000 uotra cantidad razonable que responda a las necesidades de la entidad) y se hace efectivo.
Regularmente el cheque se emite a favor de la persona que de acuerdo al manual de funciones, le
corresponda manejar dicho fondo, quien firma para documentar su responsabilidad, un vale.
Este dinero se conserva en la oficina para emplearse en los pagos menores. La constitución de un
fondo de caja chica por untotal de Q.1,000, se registra mediante un cargo a Caja Chica y un abono
a Bancos, así:
CAJA CHICA
BANCOS
3.

Q.1,000.00
Q.1,000.00

Pagos hechos con el fondo:

Cuando se hacen los desembolsos del fondo de caja chica, las facturas que respaldan tales
erogaciones se guardan en la caja de seguridad junto al fondo de caja chica, los cuales se convierten
en documentos de legítimo abono para probar enqué se gasto el dinero.
3.1

Procedimiento:

El procedimiento normal para utilizar los recursos de dicho fondo es el siguiente:
a)
Todo desembolso ha de estar autorizado por la persona a quien corresponda,
generalmente el gerente o jefe de la oficina.

b)
La persona que realiza la gestión de compra, en tanto, no presenta la factura o
documento legítimo que respalda la transacción, firma un vale afavor de la entidad/caja
chica, que debe ser liquidado el mismo día, precisamente con la factura y dinero restante.
4.

Reposición del fondo:

Cada vez que los desembolsos soportados por la caja chica, casi hayan agotado el fondo, es
necesario reponerlo. Para el efecto, el responsable de su manejo debe formular una liquidación,
que podrá consistir en un listado, en el cual se indique:
a)

La fechade pago;

b)

Nombre del proveedor;

c)

Número del documento que respalda la erogación;

d)

Explicación breve del gasto;

e)
Precio de operación (sin incluir el IVA) de aquellos gastos en que proceda el crédito
fiscal, y/o precio (incluyendo el IVA) de aquellos, donde no proceda el crédito fiscal;
f)
IVA crédito fiscal, cuando proceda de conformidad con el artículo 16 de la Ley del
Impuesto alValor Agregado;
g)

Totales por transacción.

En muchas entidades se utilizan formularios preimpresos, por medio de los cuales, se presentan
tales liquidaciones, las que previamente aprobadas por Auditoría o Contabilidad, sirven de
soporte para tramitar el cheque de reembolso. (ver apéndice 1)
A manera de ejemplo, supongamos que los desembolsos del fondo de caja chica suman Q.440.00, y
que entodos los gastos procede el crédito fiscal. El fondo se repone con un cheque por dicha
cantidad. La expedición del Cheque se registra de la siguiente manera:
FLETES SOBRE COMPRAS
FLETES SOBRE VENTAS
PUBLICIDAD Y PROPAGANDA
GASTOS GENERALES DE VENTAS
IVA CREDITO FISCAL
BANCOS

Q.100.00
" 100.00
" 100.00
" 100.00
" 40.00
Q.440.00

Las cuentas de gastos se cargan al reponer el fondo, y no cuando seefectúan los pagos de la caja
chica. En esta forma, numerosos pequeños desembolsos pueden incluirse en un solo asiento y ser
cubiertos también con un solo cheque.
Se notará que, en el ejemplo, el único asiento donde se afecta la cuenta de Caja Chica, es al
momento de el establecimiento o constitución del fondo. Se harán otros asientos afectando a esta

cuenta solo si se modifica, por aumento o se...