CONTROL DE REGISTROS

1. OBJETIVO

Definir los aspectos para el control de los documentos, garantizando el uso de
Documentos actualizados en todos los procesos de la organización.

2. ALCANCE
Estas directrices se deben aplicar en el control de los documentos que permiten soportar el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) en TPQ PROYECTOS Y SERVICIOS SAS.

3. DEFINICIONES

a. Documento: Información ysu medio de soporte. Para efectos de este
procedimiento, esta denominación abarca Caracterizaciones, Descripciones de
cargos, Planes de Calidad, Procedimientos, Instructivos y Formatos.
b. Manual de Calidad: Documento que especifica el SGC de una organización.
c. Procedimiento: Documento que indica la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un Proceso.
d. Instructivo:Documento que define detalladamente las acciones que deben
ejecutarse, su secuencia y el responsable de su ejecución para desarrollar una
tarea específica.
e. Plan de Calidad: Documento que especifica qué procedimientos y recursos
deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto,
proceso o producto.
f. Formato: Documento que permite registrar evidenciaobjetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados. Una vez diligenciado, se convierte en un Registro.

4. RESPONSABILIDADES

a. La elaboración del borrador y la validación de los documentos es responsabilidad de los Directores y Responsables de los procesos usuarios, quienes pueden delegar esta actividad. La aprobación final es responsabilidad de la gerencia; estaactividad es indelegable.
b. La edición definitiva del documento es responsabilidad del proceso de Gestión de Calidad.
c. La modificación de un documento debe ser aprobada por la Gerencia
d. La difusión apropiada de los documentos es responsabilidad del coordinador de calidad.
e. El cuidado de los documentos para evitar su deterioro es responsabilidad de los usuarios y elcoordinador de Calidad.

5. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
Las siguientes son las actividades a ejecutar en el control de los documentos:

a. El usuario interesado en la elaboración de un documento nuevo o en la
modificación de un documento existente, elabora el formato F-CS-01 “Solicitud de gestión de documentos” y lo envía a Gestión de Calidad para su edición.

b. Una vez elaborados losdocumentos por parte de Gestión de Calidad, debe
Enviarlos para aprobación antes de su emisión. La emisión de los documentos
sólo se inicia cuando estén aprobados por la gerencia ya sea a través de una firma física o digital, según se indica en el capítulo 4 (Responsabilidades) del presente documento.

c. Los cambios en los documentos quedarán identificados en el Formato F-CS-01“Solicitud de gestión de documentos”, y el documento deberá ser actualizado en su versión en el documento mismo y en el Listado Maestro de Documentos de origen Interno (F-CS-02).

d. El coordinador de Calidad deberá informar a los usuarios la actualización del documento y será el encargado de actualizar la carpeta FISICA del SGC donde se almacenan dichos documentos EN PAPEL y asi garantizarque se utilicen las versiones vigentes. Como evidencia de la entrega, el usuario deberá firmar en el Formato F-CS-03 “Constancia de distribución de documentos”. Deberá recoger los obsoletos y destruirlos para evitar su uso no intencionado. Guardando sólo el original del documento obsoleto identificado con un sello de “DOCUMENTO OBSOLETO” en una carpeta digital marcada como obsoleto en elPC de Calidad

e. Para garantizar la legibilidad de los documentos, debe haber claridad, precisión y coherencia en su redacción. Los usuarios no deberán hacer anotaciones ni enmendaduras sobre ellos. Para lograr que sean fácilmente identificables, los documentos llevarán un código y un nombre, así :


X - YY – ZZ X:. Tipo de Documento (el cual puede ser:...