CORECCION INFO EXOGENA

Las correcciones a los Reportes de Exógena exigen un cuidado especial con el nombre de los archivos.
Quienes hayan tenido la obligación de efectuar reportes de Información Exógena Tributaria a la DIAN en los años más recientes se habrán podido dar cuenta de la forma bastante técnica con que deben nombrarse los distintos archivos que se le hacen llegar a la DIAN.
En efecto, el nombre que se debedar a cada uno de tales archivos con los que se llegue a desarrollar cada uno de los “formatos” tiene que guardar una estructura especial. Veamos:
Supóngase que se tiene que elaborar el “Formato 1002” con los datos de las retenciones practicadas a terceros durante el 2008, y que los terceros a reportar son 15.000 terceros. En ese caso, para ese “Formato 1002” tocaría elaborar tres distintosarchivos que quedarían nombrados así:
Dmuisca_010100207200900000001.xml
Dmuisca_010100207200900000002.xml
Dmuisca_010100207200900000003.xml
Cada uno de los componentes de se nombre tan extenso se interpretan así:
Los dos primeros dígitos (01) pueden llegar a ser también un (02). Se usa el (01) para identificar de que es la primera vez que se entrega el archivo. Pero se cambiaría a (02) si es unreemplazo o segunda presentación motivada por el hecho de que en el primero se hayan ido errores
Los siguientes cinco dígitos (01002) identifican el numero o tipo de formato.
Los siguientes dos dígitos (07) identifican la versión del formato
Los siguientes cuatro dígitos siempre deben corresponder al año de la entrega de la información y no al año gravable al que corresponde la información. La huellasobre cuál es el “año gravable” al que pertenece la información, solo se ve en la parte del “encabezado” cuando se estaba construyendo con el Prevalidador el  respectivo formato (en los campos donde se dice “Fecha inicial” y “Fecha Final”) e igualmente queda reportada en la casilla 43 del documento “Presentación por envío de archivos” (formulario 10006) que es el que genera la DIAN cuando se leentrega la información de cada distinto formato.
Los últimos 8 dígitos en el nombre del archivo son para que el reportante le de una numeración consecutiva, y sin saltos,  a todos los distintos archivos que llegue a presentar dentro de un mismo año de entrega.
Un caso práctico
Al respecto debe tenerse en cuenta  que por cada “formato” se deberá elaborar una “Solicitud de envío de archivos”. Y auncuando en el mismo año de entrega se tengan que estar diligenciando distintas “solicitudes de envío”, en ese caso la numeración del consecutivo de envío de los archivos tiene que guardar un estricto orden consecutivo.
Un ejemplo de ello sería: Supóngase que durante el 2009 se entrega la información del año gravable 2008 así: dos archivos del “formato 1001” y  también dos archivos del “Formato1002”. En ese caso se tendrían que hacer las siguientes “solicitudes de envío de archivos” adjuntando los siguientes “archivos”:
a) Solicitud de envío para los archivos del “formato 1001”:
Dmuisca_010100107200900000001.xml
Dmuisca_010100107200900000002.xml
b) Solicitud de envío para los archivos del “formato 1002”:
Dmuisca_010100207200900000003.xml
Dmuisca_010100207200900000004.xml
Si los archivos sonreportando por alguien que tiene firma digital, entonces cada archivo se va firmando digitalmente y en ese caso el nombre del archivo, después de firmado, es cambiado automáticamente por el portal de la DIAN y luciría así: signDmuisca_010100107200900000001.xml.xml
Las correcciones son más delicadas aún
Para entender mejor lo que puede pasarle a un mismo informante con la entrega de los archivos,pensemos que durante el mismo año de envío (para nuestro caso será el año “2009”) le toca llegar a tener que reemplazar (entiéndase “corregir”) unos archivos que había enviado en el pasado (por ejemplo le toca corregir los archivos que tenían información del año gravable 2007 y que fueron entregados durante el 2008). En ese caso, con todos esos archivos (es decir, los del año más reciente más...