cotizacion

Escuela Nacional de La Judicatura







Innovación, Gestión y Transferencia
IGT





























Diagrama Operacional











































































Proceso Cotización ENJ


Creación Solicitud Vía Exactus: El Solicitanterealiza la solicitud a través de Exactus en la cual detalla Artículo, Descripción, Centro de Costo a afectar, cuenta contable de la actividad y Cantidad requerida del Bien o Servicio.

Comunicación Solicitud Vía Mail: Una vez realizada la Solicitud en el sistema se procede a enviar un mail al Cotizador, dicho mail debe incluir el número de solicitud que generó Exactus y debe ser enviado ademásal supervisor directo para que apruebe el requerimiento.

Envió Orden de Compra: Luego de generada y aprobada la solicitud se convierte en orden de compra y el cotizador la envía a los suplidores elegibles que contiene en la Base de Datos de Suplidores. Este envío se realiza dependiendo de la naturaleza del servicio.

Seguimiento a Recepción de Cotizaciones: Cuando la orden de compra es enviadaa los suplidores elegibles, el cotizador da seguimiento a la recepción de las cotizaciones para proceder con el proceso.

Preparación Expediente: De acuerdo a la política de compras (Ver Política de Compra Adjunta) con un requerimiento hasta RD$ 5,000 requiere una sola cotización, en el caso de RD$5,001 a RD$ 50,000, 3 cotizaciones, de RD$50,001 a RD$250,000.00, 5 cotizaciones y a partir deRD$250,001 en adelante se realiza concurso. Se prepara un expediente con las cotizaciones para los suplidores a elegir. El expediente debe contener las cotizaciones, la solicitud en exactus, y el análisis de cotización.

Envío Expediente a la Comisión de Compras para Elección del Suplidor: Cuando el expediente esté listo se envía a la Comisión de Compras que se encarga de decidir que suplidorelegir, tomando la decisión en base a requerimientos de calidad, tiempos, precios, oportunidad, etc.

Envío Expediente a Administración y Finanzas y Sub- Dirección.
Una vez elegido el suplidor se envía el expediente al departamento de Administración y Finanzas que da formalidad a la orden de compra.

Verificación Crédito suplidor: Verifica Si el suplidor contratado dispone de crédito o no.Si dispone de crédito, solo emite la orden, gestiona firmas y entrega al solicitante. Si no dispone de crédito, gestiona firmas, inicia el proceso de pago y notifica al solicitante que su solicitud será formalizada en 3 semanas mínimo, porque el suplidor seleccionado no dispone de créditos. Tan pronto el cheque este disponible, notifica al solicitante para formalizar la compra del bien o serviciosolicitado.

Nota: Hasta que no este el cheque listo no se formaliza la compra.

Concluido el proceso de formalización se envía la orden de compra a Sub-Dirección para ser firmada.

Después de tener la orden firmada se envía de nuevo a Administración y Finanzas y es comunicado al suplidor elegido la decisión por el solicitante.

Seguimiento de Orden de Compra a Suplidor: Luego esllevado al solicitante el expediente para que dé seguimiento a su pedido y el solicitante se mantiene en contacto con el suplidor hasta que el servicio es realizado. Coloca la orden de compra y confirma que el suplidor la recibió. Formaliza con el suplidor la contratación según sus las especificaciones.

Nota: En algunos servicios aplica realizarlo a través del ejecutivo de cuentas.

RecibirServicio, Anexar Factura a Expediente y Entregarlo a Adm. Y Finanzas: El solicitante al recibir lo pedido anexa la factura de la orden al expediente y es llevado a Administración y Finanzas.

Cierre del Proceso: El Departamento de Administración y Finanzas recibe el Expediente, se encarga de registrar una cuenta por pagar y procede a cerrar el proceso e inicia el proceso de pago.

Nota: En el...