Definici n de Archivo

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION
L.N DR. “CARLOS DIEZ DEL CIERVO”
PROF. LCDA YOXELICA COLINA

CATEDRA: COMERCIO












Realizado:
Juan M .J
C.I
1er Año
Sección: “C”
1. Definición de Archivo
Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos.También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación.

Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:
Por imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividadempresarial.
Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.

Las funciones del archivo serán por tanto:
Guardar, conservar y custodiar la información.
Facilitar rápida y cómodamente la documentación.
Constituir un Centro activo de información.
Cumplir con las disposiciones legales.

Archivoprocede del latín archivum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.
El lugar donde se custodian documentos importantes para una organización también seconoce con el nombre de archivo: “El Archivo General de la Nación conserva miles de textos que son un valioso testimonio de la historia nacional”, “Puedes encontrar mayor información en el archivo del Congreso”, “Un incendio en el archivo del teatro destruye los libretos originales de las obras más famosas”.
La acción y efecto de archivar (guardar documentos, dar por terminado un asunto) puedemencionarse como archivo: “El secretario ya entregó la documentación así que voy a proceder a su archivo”, “La familia de la víctima está furiosa ya que el tribunal ordenó el archivo de la causa”.

2. Importancia y Finalidad del Archivo
El archivo que se utiliza en las oficinas tiene diferentes funciones, una de ellas es la de preservar información física de la empresa que lo posee, otra característicaes que la mayoría de los archivos tiene subdivisiones para organizar el papeleo, nos permite ahorrar tiempo ya que al estar organizada la información es más fácil y rápido encontrarla, esto se presenta en los archivos con pestañas identificadas con el abecedario, estas y muchas mas son las funciones de los archivos.
Básicamente almacenar información de la empresa: información fiscal, informacióncontable, información de ventas - compras, del personal que trabaja en la empresa. Determinada información se debe guardar por más tiempo según en cuanto tiempo caduque su reclamo legal. Algunas empresas que tienen mucha información en vez de guardar papeles, guardan negativos fotográficos de los papeles que ocupan menos espacio, (los bancos hacen eso con los resúmenes bancarios de sus clientes).Hoy se estila guardar algunas cosas en forma electrónica (informática) y otras en papel.





Finalidad:

Por tanto, la finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los documentos que la empresa necesita conservar para poder funcionar normalmente: por una parte, en razón de lo que establece la legalidad vigente; por otra, según el criterio y la conveniencia de la propia empresa.
En estesentido, la empresa hace acopio de distintos tipos de material de archivo:

DOCUMENTOS DE GESTIÓN: son todos aquellos relacionados con actividades o gestiones que se encuentran en curso de realización y que se dilatan en el tiempo. en si son los de la actividad interna.
DOCUMENTOS LEGALES: son aquellos que la empresa tiene que conservar obligatoria mente por ley. en si son documentos que siempre...