Desarrollo De Eventos Masivos De Ay B

DESARROLLO DE EVENTOS (1000 pax.+)

RESPONSABILIDADES

Grupos y Convenciones / Ventas

1. Mantener informado a toda la Estructura Organizacional de este tipo de Eventos en Tiempo y Forma por escrito aún cuando el evento no se haya confirmado con la finalidad de que todos los colaboradores tomen sus provisiones
2. Informar a la Gerencia Operativa del Hotel por escrito cuando seencuentre confirmado el Evento.
3. Informar de Inmediato a la Gerencia de Operativa y a toda la Estructura del Hotel, a fin de cada departamento este informado en tiempo y forma y pueda tomar las acciones pertinentes de Suministros, Compras, Contratación de Personal Eventual, Suspensión de Descansos, Asignación de Responsabilidades, Renta de Equipo, Etc.
4. Proporcionar de Forma Inmediata elInstructivo y/o programa del Evento al departamento de Relaciones Públicas para que este a su vez lo entregue a los departamentos involucrados
5. Detallar todos los requerimientos en el Programa del Evento, así como el Plano de Montaje en caso de haber sido seleccionado o proporcionado por el Cliente, en caso contrario la Gerencia de A&B en coordinación con la Gerencia Operativa y ÁreasPúblicas determinará el Plano de Montaje y Logística.
6. La Ejecutiva del Evento deberá de estar pendiente en todo momento de las solicitudes y requerimientos de los Coordinadores, apoyando en todo el Evento y trasmitiendo de inmediato cualquier solicitud adicional o sobre la marcha del Evento.
7. Así mismo deberá estar presente durante los horarios de los alimentos de los grupos, para verificarlas especificaciones y necesidades del cliente.


Gerencia Operativa

1. Coordinar, Controlar y Administrar la Logística de este Procedimiento, con cada Jefe Departamental
2. Coordinar con la Gerencia de A&B las necesidades Operativas, de Compra Extraordinaria, Equipo, Compras, Contratación de Personal Eventual, Logística del Evento, Plano y Distribución del Recurso Humano,Instalación de Cocinas Móviles (adicionales) para abastecer las Líneas de Buffet o Menú del Evento
3. Coordinar con la Gerencia de A&B el Menú o Buffet que se servirá, así como con el Chef coordinar los pedidos para el Evento en Tiempo y Forma, siempre con el porcentaje adicional correspondiente para imprevistos.
4. Coordinarse con el Gerente de A&B y Montajes, el Montaje del Salón, Foro oPolyforúm según lo previamente planificado
5. Coordinarse con el Gerente de Compras para que los pedidos para el Evento hayan sido solicitados en Tiempo y Forma y suministrados de igual forma por este Departamento.
6. Coordinarse con el Departamento de Relaciones Públicas para la distribución en Tiempo y Forma del Instructivo del Evento
7. Coordinarse con el departamento de Relaciones Públicaspara que preste apoyo como Hostess en el Evento
8. Coordinarse con la Gerencia de Mantenimiento para la Instalación de Equipo de Cocina necesario para el Evento.
9. Coordinarse con la Gerencia de A&B y Ama de Llaves para suministrar al Evento la Mantelería necesaria para el Evento.
10. Coordinarse con el Jefe de Seguridad y realizar la logística del acomodo y seguridad de todos losautomóviles que asistan al Evento.
11. Coordinarse con la Caja General para que suministre una Cajera o las necesarias para el cobro de Estacionamiento (de estar autorizado su cobro)
12. Coordinarse con el Departamento de Contabilidad para el control de comensales y adicionales que surjan del evento.
13. Supervisar el desarrollo Antes y Durante el Evento, coordinando las diferentesnecesidades de los Departamentos Involucrados.
14. Coordinar con la Enfermería, el que se tengan los medicamentos necesarios para caso de Primeros Auxilios.
15. Informar a la Dirección de Operaciones de las necesidades de compra de Equipo, de acuerdo a los Inventarios y Necesidades del Evento.

Gerencia de A&B

1. Coordinarse con el Chef para establecer el menú o Buffet del Evento (en...