Diseño de informes tecnicos

Elaboración de Informes
1. ¿Para qué sirve? Es un instrumento cuya finalidad es informar a una o varias personas, ya sea de manera oral o escrita, sobre el curso de las actividades programadas en una organización. Son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de decisión. Dependiendoinformes: • del tipo de información que se requiere transmitir, existen varios tipos de

Sobre el Desempeño. Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En lo fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos. Sobre el Avance. Estosinformes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre todas las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance. Orientados al Futuro. Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigación, del juicio y de lasproyecciones a futuro. En las organizaciones son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y de ventas. En las grandes compañías, quizá encontraremos entre otras cosas, pronósticos de los recursos y tendencias demográficas a nivel mundial. Solicitados de Investigación. Aunque no todo informe especial de investigación quesoliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser proyectada. El diseño del sistema de información administrativa deberá proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigación. Sistemas Computarizados de Consulta a la Base de Datos. Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe mediante el diseño desistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En lugar de proporcionarles informes mensuales que la contenga, podríamos guardarla o revisarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en un formato útil se considerará parte de la estructura del informe. Dado que seríainterminable la clasificación de los informes, si se atendiera a la especialidad sobre la que pudiera versar cada uno de ellos, se consideran dos clases de informes: Informes Cortos. No debe pasar de ocho a diez cuartillas tamaño carta, a espacio y medio o dos espacios, escritas a máquina o computadora. Informes largos. Son aquellos informes que exceden las 10 cuadrillas. Su extensión puede irdesde esta magnitud hasta la que requiera la materia informada. En realidad hay informes que pueden llegar a ocupar varios tomos.

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2. ¿Cómo se elabora? Los elementos que conforman un informe pueden depender de la naturaleza de la asignación y el tipo de estudio. Básicamente el ejecutivo que solicito el estudio tiene derecho a un informe comprensible de los resultadosdel estudio. El informe deberá presentar de una manera atractiva y deberá consistir, por lo menos de las partes y secuencias siguientes: 1. Portada. El título u objetivo del estudio deberá ser completamente descriptivo, pero conciso y presentando con un gran fondo blanco. A algunas autoridades les agrada añadir un mensaje en esta página. Se permite, si el mensaje es corto. En realidad, éste es unbuen lugar para dar crédito y reconocimiento a aquellas personas que ayudaron valiosamente a realizar el estudio. Contenido. Deberán listarse las diferentes partes del informe, ilustraciones y características especiales señalando el numero de la página para fácil referencia. Presentación del problema. De preferencia en una página aparte, se dará una explicación concisa de la razón para el...