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¿Cómo se organiza un evento?
A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea.
Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del actopara que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podríamos enumerar algunas de las acciones más habituales:
• Elaboración de la lista de invitados
• Envío de lasinvitaciones correspondientes
• Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones
• Contratación de catering
• Contratación de un ambiente musical
• Decoración del local
• Contratación de transimisiones
o Micrófonos y atril en caso de posibles discursos
o Telefonía fija y móvil
o Proyectores
o etc...
• Compra de posibles obsequios a los asistentes
• Contratación de azafatas y/ointérpretes
• Un largo etc.
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Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de más o menos envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida personal, ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero ¿qué es lo que hace que ese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos tan afortunados por haber tenido la oportunidad estarpresentes en algunos o tenemos la molesta sensación de que nos han hecho perder el tiempo en otros?
En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones Públicas más delicadas que existen y, digo esto porque, en un evento absolutamente todo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos escucha, está presente físicamente. Por este motivo, hemos de cuidar laimagen que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí, nos ganaremos una u otra reputación aunque, aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing, dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de éste.
Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga éxito,diría que son básicamente las 5 siguientes:
1. Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Quienes hayamos asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la satisfacción de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de interés y memorable o hemos sufrido elvernos obligados a perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver nuestras expectativas cumplidas.
Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una llamada telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe ser realmente necesario que nuestro público sedesplace para asistir al lugar convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un evento.
2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento,los valores o adjetivos que, en definitiva, queremos transmitir de nuestra compañía. ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores que queremos asociar a nuestra marca.
Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por ejemplo. El evento...