documentacion empresarial

Instituto Internacional de Sistemas Empresariales
ÍNDICE
DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
1. Oficio
2. M emorándum
3. La solicitud
4. El dictamen
5. El Acta
6. Directiva
7. Certificado
8. Constancia
9. El informe

DOCUMENTOS COMERCIALES
10. Ticket
11. Orden de compra
12. Factura
13. Boleta de venta
14. Guía de remisión
15. Nota de crédito
16. Nota de débito
17. Recibos porhonorarios
18. Liquidación de compra

DOCUMENTOS FINANCIEROS
19. Cheque
20. Letra de Cambio
21. Carta de crédito
22. El Pagaré
23. Carta Fianza
24. Certificado de depósito en Aduanas o Warrant
25. Bibliografía

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Documentación Empresarial

Manual de Documentación Empresarial
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

OFICIO
(Viene del Latín OFFICIUM)
Es un documento de carácter oficialque se utiliza
comunicación entre las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento
autoridades de más alta jerarquía.

para establecer

protocolar que vincula, en especial a las

Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir
información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos
de trabajos administrativos.
Sufinalidad
Informar, Invitar, Pedir, Remitir.
Área de Difusión
El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una
institución; y Nivel Interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad,
especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección
dentro deuna entidad o institución.
Facultad para Firmar Oficios
Los oficios de circulación externa, son firmadas solamente por la máxime
autoridad de la institución o por quien hace sus veces. Sin embargo en caso de
existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abandonando asuntos
específicos del trabajo, pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos
redactar a nombre suyo yfirmarlos, pero eso sí, sin comprometer la
responsabilidad de la referente autoridad.
Partes de un Oficio
1. Membrete: Nombre de la institución.
2. Lugar y fecha
3. Numero del oficio
4. Datos del destinatario: Tratamiento o cargo
5. Vocativo
6. Asunto
7. Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será directo,
sencillo y se evitara el tuteo.
8. Despedida
9. Firma ycargo del que remite el oficio

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Y los complementarios:
 Nombre del año ( obligatorio únicamente en los casos de circulación
externa)


Referencia



Anexo

MODELO DE OFICIO

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Documentación Empresarial

Manual de Documentación Empresarial
MEMORANDUM
(Memorándum = Cosa que debe tenerse en memoria)Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace
alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener
en cuenta.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos
dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y
práctico, breve y directo.
Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración.Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el
memorándum. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de
estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el
memorándum
para
su comunicación
interna.
Lo mismo
que muchas
empresas, usan la carta para lo primero, y el memorándum, para lo segundo.

Área de Difusión
Elmemorándum es un documento de carácter interno, porque solamente se
difunde dentro de una institución o empresa.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o
empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de
simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el
gerente y su secretaria, y viceversa; entre el...