Documento electronico

CONCEPTO Y CONTENIDO DE DOCUMENTO ELECTRONICO
Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.
El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquierotra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.
La digitalización de documentos pone al alcance de los usuarios, de forma rápida, fácil, segura y económica.
Para entender mejor la necesidad de los documentos electrónicos podemos poner como ejemploa un centro de salud. Llega un paciente en una urgencia y es necesario administrarle penicilina, una sustancia a la cual muchas personas son alérgicas.
La situación es desesperada y gracias a que su historia clínica estaba disponible en formato digital, los médicos le pudieron salvar la vida inyectando el medicamento justo, al instante. De otra forma, se hubiera perdido tiempo en ir al archivo,buscar en los registros y llevar esa información hasta el lugar de atención.
Veamos algunas desventajas de mantener los archivos en papel y no transformarlos en documentos electrónicos:
• Es necesario elaborar índices y disponer de grandes y cuidados lugares de almacenaje.
• Es necesario depurar los archivos frecuentemente, con la consecuente pérdida de tiempo que eso genera.
• Desgaste yriesgos de rotura o pérdida por la manipulación.
• Perdida de tiempo en la búsqueda de documentos,
• Retraso en firmas y autorizaciones,
• Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de necesitar más de una copia de cada documento, con lo cual se genera una enorme pérdida de tiempo.
• Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los archivos permiteque se hagan cambios sin permiso o que los datos guardados sean alterados.
Ahora, en cambio vemos las ventajas de pasar los archivos a documentos electrónicos. Existen muchas empresas que prestan el servicio de digitalización de la información y una de ellas, Digitaliza.com, señala estos puntos como los centrales a la hora de tomar la decisión.
• Elimina el extravío de documentos.
• Permite unrápido y fácil acceso a la información.
• Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos
• Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.
• Firmas digitales.
• Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda entre los archivos.
• Índices de búsqueda de la información.
• Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato,color, etc.). Resguarda la documentación.
• Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una máquina.
• Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
• Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.
• Ordena de manera lógica los expedientes.
• Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.
• Protegelos documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos.
• Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.
• Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.
• Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.
EL MENSAJE DE DATOS

El artículo segundo de la Ley 527 de 1999, define el mensaje de datos en los siguientestérminos:
a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;
La honorable Corte Constitucional, se refirió al contenido del mensaje de datos, en el siguiente sentido:
La...