documentos administrativos

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO:
La palabra documento se puede definir como escrito y otra cosa que prueba o acredita algo; es decir cualquier cosa que pueda servir de base a un conocimiento y producir una información o enseñanza, independientemente del soporte en que se contenga dicha información.
La definición de documentos administrativos podría ser: que son el soporte de losdistintos actos de la Administración Pública, la forma externa de los mismos.

FUNCIONES:
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
Función de constancia: El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, susefectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

Función de comunicación: Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna - entre las unidades que componen la organización administrativa - como externa - de la Administración con los ciudadanos y con otrasorganizaciones.
REGLAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

A la hora de redactar un escrito debe tenerse en cuenta que hay que cumplir una serie de requisitos, que podrían ser:
Claridad
Concisión
Concreción
Cortesía

CARACTERÍSTICAS
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo:

Producen efectos:No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos, etc. Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento administrativo - aquél que loproduce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública.
Su emisión es válida: cuando cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.

PRINCIPALES DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS


LA SOLICITUD

1. CONCEPTO:
 Por lo general, una solicitud (o instancia) es un documento escritoque va dirigido a un organismo público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan. La mayor parte de los organismos públicos disponen de impresos destinados a este fin. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, se puede hacer la instancia por uno mismo. 
2. CLASES:

Solicitud comercial: Sirvepara solicitar becas de estudio, record estudiantiles, pedidos, referencias, etc.
Existen clases de solicitudes comerciales: Solicitudes de reservaciones, solicitud de servicios, solicitud de entrevistas y solicitud de referencia.
Solicitud personal o particular: Una persona por necesidades personales debe hacer la solicitud ya sea por vacaciones, liquidación, licencias, permisos y en especialla solicitud de empleo.
Solicitud de empleo: La solicitud de empleo además de ser una carta comercial, también es en la cual podemos dar a conocer y realizamos, esto es de mucha importancia para cuando deseamos trabajar.

3. CARACTERÍSTICAS:
La Solicitud, en cuanto a los aspectos formales, responde a las mismas directrices que la carta de presentación, pero se suele dejar un margen izquierdode, aproximadamente, la tercera parte del ancho del papel, para facilitar que la persona que ha de estudiar la instancia pueda hacer las anotaciones marginales que considere oportunas.

4. PARTES:
La solicitud es un documento que tiene una estructura muy peculiar y son:

Sumilla: Es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del papel. La sumilla es importante por en...