El Oficio

EL OFICIO.ELEMENTOS Y ESTRUCTURA
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinasde gobierno, entre otras.
Oficio múltiple
Es un documento que se usa para enviar cartas, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones,sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.
Oficio de transcripción
La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción:es un documento que sirve para transcribirel contenido del oficio tal como seda en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento opárrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio.
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entreautoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes. También nos indica la finalidad del partido. ESTRUCTURA
Los márgenes generalmente empleados en los oficios son de 20 por 75; pero pueden también ser equidistantes, como en la carta (15 por 70).
La altura del oficio, como en la carta, debe estar en relación con la extensiónmecanográfica del dictado que va a transcribirse, o del texto de que se trate.
Las sangrías para iniciar párrafos pueden ser de cinco o diez espacios en blanco, según se escriba a una o a dos interlíneas, respectivamente.

1.-Lugar y fecha.-
Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y El año en curso.
2.-Numeración.-
En esta parte se escribe los tres datos, aligual que el memorándum; la palabra
OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas,separada par una línea oblicua y el año en curso.
3.-Destinatario.
Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se
Escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar,de la persona a quien se dirige.
4.-Asunto.
Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.
5.-Referencia.
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere darrespuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.
6.-Cuerpo o texto.
Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, talescomo:
Tengo a bien comunicarle....
Me es muy grato comunicarle...
Tengo el honor de dirigirme...
Tengo el agrado de dirigirme...
7.-Despedida.
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también,
expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
8.-Firma y posfirma.
Firma:- Se escribe la...