EliminacionDeDocumentosEnELArchivo

ELIMINACION DE
DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
La eliminación de documentos es el
procedimiento mediante el cual se
determina y ejecuta la destrucción física de
la documentaciónde un archivo, un
proceso que sólo puede llevarse a cabo
tras el correspondiente análisis de las
características históricas, administrativas,
jurídicas, fiscales e informativas de la
documentación.¿QUE DOCUMENTOS SE
PUEDEN ELIMINAR?
Se pueden eliminar todos aquellos
documentos que ya cumplieron su
ciclo y han perdido su valor primario
de acuerdo a lo establecido en
además de los documentos queno
tienen valor como los son los
duplicados idénticos, folios en
blanco, formatos no diligenciados,
documentos sin firma etc..

ETAPAS DE LA ELIMINACIÓN
DE DOCUMENTOS
1.- VERIFICACIÓN DEL PLAZO DECONSERVACIÓN
El responsable del archivo verifica que no existe ningún
impedimento administrativo ni legal que altere el plazo de
conservación fijado. Lo anterior aplica, por ejemplo, a trámites
que aúnno han concluido o a documentos de una serie que, por
situaciones especiales, se considere útil ampliar su plazo de
conservación.
2.- INVENTARIO DE ELIMINACIÓN
Es el instrumento donde se registraránlos documentos que
serán eliminados. El formato del inventario de eliminación que
se utilice debe identificar al menos la entidad
productora, así como las series documentales con las fechas
extremas deestas.

3.- ACTO ADMINISTRATIVO QUE APRUEBE LA ELIMINACIÓN

Se deberá tramitar el respectivo acto administrativo el que
debe estar acompañado por el inventario de la
documentación seleccionada paraeliminar, firmada por
quién la elaboró, o de existir, por el Comité de archivo.
4.- ELIMINACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN

Se debe proceder a la eliminación mediante un mecanismo
que garantice sutotal destrucción.
Para el proceso se considera como una buena práctica la
utilización de aquellos medios alternativos a la incineración,
como por ejemplo, la trituración de documentos, que
garanticen...