ensayo de juventud en extasis

FUNCIONES AVANZADAS DE WORD
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Word es el procesador de texto de la suite Office, y como
todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son
utilizadas, una de estas es la de Combinación de
correspondencia.
Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar
ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya
dirigido, ejemplo claro de esto es elcaso de las cuentas de
los servicios básicos, donde en un solo formato de
documento, los datos cambian según el cliente.
Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2010
nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por
ejemplo, podemos escribir cartaspersonalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la
persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el
lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia sonla generación de etiquetas o recibos, la impresión
de sobres, etc.
Para emplear la función Combinar Correspondencia, necesitaremos lo siguiente:
 1 Carta redactada en Word
 1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access
o Outlook

EJERCICIO DE APLICACION
El siguiente ejercicio consiste en el envió de
una carta, ofreciendolos servicios de una
empresa de suministros de oficina. Lo que
haremos es que podamos personalizar la
carta con los datos de los destinatarios.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos
que ver el tema de los datos que
utilizaremos, en este caso, serán solo:
Nombre, Dirección, Empresa, Profesión, tal
como lo muestra la imagen:

a. Es recomendable tener clara donde quedan guardados losdatos del archivo de Excel para el momento de
combinar la base de datos con la carta.
b. Abrimos el documento donde tenemos la carta o donde la vamos a redactar.

c. Clic en la ficha correspondencia Combinación de Correspondencia
d. Iniciar combinación de correspondencia - Seleccionamos asistente de correspondencia
e. Comenzamos con el asistente de correspondencia
– Ponemos en tipo dedocumento: Carta y siguiente
– Utilizar el documento actual y siguiente
– En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre
EXAMINAR (que está en el cuadrado azul). Acá es donde buscamos nuestro archivo excel.
Después al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldrá una ventana como esta.

En la cual ponen aceptar si los datos están en lahoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente
aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres
enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los
campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, comoejemplo, Nombre o Ciudad.

Para asignar manualmente los campos, para esto presionamos en “Más
Elementos”, arrogando una ventana que muestra los campos para
asignar, lo cuales puedes poner en el documento al al posicionarte
sobre el campo y luego INSERTAR. no se preocupes si el campo no está
donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar
y pegar o haber dejado indicadoel lugar en el cual quieres colocar el
campo.

Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma
, es solo el nombre del campo, quedando de esta forma
en el documento.
Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar,
vista previa y puedes ver cómo cambia con los controles.

Y eso es todo, fácil, no es...