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ADMINISTRACION DE PROYECTOS
1. PROBLEMAS EN LA ORGANIZACIÓN
A los gerentes no les gusta que su organización tenga problemas y mucho menos hablar sobre ellos o compartirlos con alguien externo. Los buenos gerentes están conscientes de que es imprescindible reconocer los síntomas de los problemas, y luego confrontarlos.
Se puede conceptualizar qué son los problemas y cómo surgen esconsiderarlos como situaciones en las que nunca se cumplieron los objetivos o dejaron de cumplirse en algún punto. Un analista de sistemas descubre debido a que no se están cumpliendo las medidas de rendimiento. Los problemas con procesos que no son visibles en el proceso de salida y que podrían requerir la ayuda de un analista de sistemas; incluyen errores excesivos y un trabajo que se desempeña con muchalentitud, en forma incompleta, incorrecta o que simplemente no se lleva a cabo. Otros síntomas de los problemas se hacen evidentes cuando las personas no cumplen con los objetivos de rendimiento de referencia. Los cambios en el comportamiento de los empleados, como niveles altos e inusuales de ausentismo, una gran inconformidad en el trabajo o mucha rotación de personal son factores que alertan alos gerentes sobre problemas potenciales. Cualquiera de estos cambios, por sí solos o combinados, podría ser motivo suficiente para solicitar la ayuda de un analista de sistemas.
La retroalimentación acerca de la forma en que la organización cumple con los objetivos designados puede provenir del exterior, en forma de quejas o sugerencias de los clientes, distribuidores o proveedores, además de lapérdida de ventas o una reducción inesperada en las mismas. Esta retroalimentación proveniente del entorno externo es en extremo importante y no debe ignorarse.

Para identificar los problemas
Buscar estas señales
Revisar la salida y compararla con los criterios de rendimiento.
Demasiados errores
El trabajo se completa con lentitud
El trabajo se hace en forma incorrecta
El trabajo se hace enforma incompleta
No se hace ningún trabajo
Observar el comportamiento de los empleados.
Niveles altos de ausentismo
Mucha inconformidad en el trabajo
Mucha rotación de empleados
Escuchar la retroalimentación externa de:
Distribuidores
Clientes
Proveedores
Quejas
Sugerencias para mejorar
Pérdida de ventas
Ventas más bajas
Tabla 1: Resumen de síntomas de problemas.

2. DEFINICIÓNDEL PROBLEMA
Primero definir los problemas y objetivos en el sistema. Éstos forman la base para determinar qué debe lograr el sistema.
La definición de un problema contiene cierta clase de declaración del mismo, sintetizada en uno o dos párrafos.
También se define una serie de objetivos o metas que coincidan con cada uno de los puntos establecidos en las cuestiones. Los objetivos pueden sermuy específicos o se pueden redactar mediante una declaración general.
Algunos ejemplos de preguntas de negocios relacionadas con los objetivos de una empresa:
¿Cuáles son los propósitos de la empresa?
¿Es una empresa con o sin fines de lucro?
¿Planea la compañía crecer o expandirse?
¿Cuál es la postura de la empresa (cultura) en cuanto a la tecnología?
¿Cuál es el presupuesto que la empresatiene asignado para la TI?
¿El personal de la empresa tiene la experiencia requerida?
El analista de sistemas debe comprender la forma en que funciona la empresa. La última parte de la definición del problema contiene los requerimientos, las cosas que se deben lograr, junto con las posibles soluciones y las restricciones que limitan el desarrollo del sistema.
La definición del problema seproduce después de terminar con las entrevistas, las observaciones y el análisis de los documentos con los usuarios. El resultado de recopilar esta información es una enorme cantidad de hechos y opiniones importantes que debe sintetizarse. El primer paso para producir la definición del problema es encontrar varios puntos o factores. Los puntos importantes se pueden identificar en la entrevista de...