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La eficiencia de la actuación administrativa está
supeditada a la comunicación correcta
de su contenido.

Una Administración que emite documentos fácilmente comprensibles está más cerca de sus ciudadanos. (Ilustración tomada de Plain language Australia).
Uno de los problemas más frecuentes que se plantea a la hora de elaborar un documento administrativo (DA) es la confusión en laestructura. Así, se confunde la diligencia (Hago constar) con el certificado (Certifico); la nota interior con el oficio, o incluso con la carta; el anuncio con el aviso; la solicitud con el recurso; la notificación con la resolución, etcétera. Y es que es fundamental que el destinatario de un DA pueda identificarlo rápidamente, a primera vista, sin necesidad de bucear en el texto hasta averiguar qué lequieren decir.

Estructura básica

La estructura es el modo en que se organiza el DA, es decir la forma en que se distribuyen ordenadamente las distintas partes del texto. Esta ordenación se realiza mediante la separación de párrafos. En general los textos administrativos presentan una estructura básica, que se complica o desarrolla más o menos según la naturaleza del documento:Identificación del emisor (autoridad que dicta el acto administrativo).
Motivación o justificación del acto.
Parte dispositiva o resolución.
Inclusión final de la fecha y otros elementos que contextualizan el acto.
Este patrón estructural coincide, más o menos, con el esquema de la oración gramatical: sujeto – verbo – predicado (Yo, alcalde [sujeto], dispongo [verbo] tal o cual cosa [complemento 1] pordeterminadas razones [complemento 2]).

Fórmulas y modelos

En la elaboración del DA, por regla general, quienes redactan no firman: redactor y emisor no coinciden en la misma persona.

Esta circunstancia constriñe la libertad de expresión del redactor, que recurrirá a fórmulas y modelos consensuados. En este sentido, cualquier propuesta de cambio requerirá la aceptación del firmante.

Elestilo administrativo viene determinado por fórmulas que inician, prolongan o finalizan: casi todos los actos administrativos se expresan en documentos mediante fórmulas. El abuso en el empleo de esas fórmulas puede considerarse como uno de los defectos de estilo del lenguaje administrativo. La parte perversa de este aspecto es el uso ciego del copia/pega, que dará lugar a verdaderos disparates.En definitiva, la estructura vendrá determinada por el emisor (la Administración o el ciudadano), la tipología (documentos resolutorios, informativos o de los ciudadanos) o incluso el medio por el que se ponga a disposición del destinatario (electrónico o en papel). Y todo conjugado con el principio de inteligibilidad (que el DA pueda ser entendido), lo que exige, a su vez, un buen uso delespañol y una clara legibilidad (aspecto físico).

A continuación doy quince criterios PDF para elaborar un documento administrativo:

1.
Disposición adecuada a la norma institucional de los elementos de identidad corporativa (símbolos, fuentes y tamaño o cuerpo de la letra, colores, etcétera).

2.
Se deberá disponer el texto en párrafos breves y utilizando un lenguaje comprensible(sencillo y directo) para los ciudadanos.

3.
Se evitarán saludos y despedidas, así como otras fórmulas de cortesía, que no tienen cabida en el lenguaje administrativo.

4.
En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un título. Es un recurso formal que facilita la comprensión del mensaje por su receptor. El título denomina el tipo de acto que contiene (notificación,diligencia, nota interior, etcétera).

5.
Únicamente se requerirán del ciudadano los datos imprescindibles para la tramitación correspondiente, evitando solicitar datos ya conocidos o en poder de la Administración.

6.
En los documentos destinados a ser cumplimentados por los ciudadanos se incluirán instrucciones claras y concisas.

7.
El centro o unidad de procedencia estará debidamente...