Fondo, Sección, subSección, Serie, subSerie, Unidad Documental, Tipo Documental, Función, Actividad

Clasificación Documental
Definiciones extractadas de la cartilla de Clasificación Documental del
Archivo General de La Nación de Colombia, 2001.
La clasificación es una labor intelectual de disposición de cualquier elemento
según esquema, plan o marco preestablecido.
La clasificación documental es el
conjunto de operaciones técnicas y
administrativas cuya finalidad es la agrupacióndocumental relacionada en forma
jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
El Proceso
La clasificación es el premier paso del conjunto de procesos destinados a la
organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la
información contenida en los documentos para su utilización administrativa,
jurídica y científica.

Clasificación

ORGANIZACIÓNDE ARCHIVOS

Ordenación

Descripción

La Clasificación como Proceso Archivístico
Como Proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el
agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características
comunes, teniendo como base la estructura orgánico – funcional de las
instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el
ejerciciode sus funciones.

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia

Fondo Documental

Sección Documental

Subsección Documental

Serie Documental

Subserie Documental

Unidad documental

Simple

Compleja

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional AntioquiaAgrupaciones Documentales
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa , en el
ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el
organigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las
subseries documentales.
Fondo Documental
Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o
persona, endesarrollo de sus funciones o actividades.
Sección Documental
Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una
unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.
Subsección Documental
Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos
casos la subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección.
Lasubsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la
sección.
Serie Documental
Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas
por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y
subsección está constituida por documentos agrupados en series.
Subserie Documental
Es una subdivisión de la serie documental. Estáconformada por un conjunto de
unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.
Unidad Documental
Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades
administrativas por las funciones que le han sido asignadas.
La unidad documental puede ser simple o compleja. Es simple, cuando está
constituida por el mismo tipo documental, es compleja cuando estáintegrada por

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia

tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de
un trámite.
Los tipos documentales son la expresión de las actividades tanto personales
como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta
magnética, acetato, entre otros.) ycon los mismos caracteres internos específicos
para cada uno, los cuales determinan su contenido.
La clasificación es una operación archivística que consiste en el establecimiento
de categorías o grupos que reflejan una estructura jerárquica. Puede ser:
Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo
Clasificación de secciones o subsecciones en el interior de un fondo...