Formalizacion

Concepto
La formalización representa el uso de normas en una organización. La codificación de los cargos es una medida de la cantidad de normas que definen las funciones de los ocupantes de los cargos, en tanto que la observancia de las normas es una medida de su empleo( Hage y Aikes).
La formalización aparece naturalmente cuando las organizaciones crecen, sea por el estilo de gestión o porcondiciones de su entorno, algunas instituciones desarrollan características extremas, perdiendo flexibilidad.

Las sucesivas generaciones de dirigentes que la organización pone al frente crean condiciones de distorsión de la formalización.
En resumen la formalización es una técnica organizacional de prescribir como, cuando y quien debe realizar las tareas.

La formalización es el parámetro de diseñosegún el cual se establecen comportamientos estándar dentro de la organización. El comportamiento se puede formalizar según el puesto de trabajo (en el caso de producción rígida).

En este caso de la formalización según el puesto, la organización atribuye al puesto una serie de características del comportamiento que tiene que tener la persona que ocupa ese puesto. Por regla general estecomportamiento se documenta por escrito en la descripción formal del puesto.

También se puede formalizar mediante el flujo de trabajo. En este caso se especifican las características de un producto concreto. Se da sobre todo en la producción por pedidos.


Importancia de la formalización
Investigaciones realizadas indican que para la efectividad organizacional es importante una combinación oportuna entreel grado de formalización y factores como la realización de las tareas y la naturaleza del personal.
No puede considerarse a la formalización como mala o buena, sino como un elemento que varía de una situación a otra.
La formalización puede ser según las reglas. Lo que se trata es de determinar lo que puede hacer y lo que no cada una de las personas que ocupan un puesto en la organización.
“Laformalización opera para obtener un conocimiento compartido entre los miembros acerca de los que es un comportamiento apropiado y fundamentalmente, con significado" (Robbins).

Tipos de Formalización.
➢ Formalización Máxima: Las reglas pueden variar desde altamente rígidas a extremadamente laxas. Estas variaciones existen sobre toda la gama de comportamientos cubiertos por las reglasorganizacionales. las mismas clases de variaciones existen en términos de procedimientos. Por ejemplo un procedimiento muy formalizado en la línea de ensamble, donde siempre se posa una pieza de material en la misma dirección, desarrollándose el mismo trabajo sobre la misma pieza. En forma similar, en una oficina, las cartas que solicitan cierto tipo de información en respuesta al solicitante. Desde luego, losejemplos extremos de esto son las respuestas preparadas por computadora a preguntas sobre temas como pagos de menos, o pagos en exceso de los estados de cuentas de tarjeta de crédito.

➢ Formalización Mínima: En el otro extremo del continuo de formalización de procedimientos estarán los casos que son únicos, para los cuales no se han desarrollado procedimientos. En estos casos, los miembros de laorganización utilizan su propia discrecionalidad para decidir cómo proceder. En el extremo estarán los casos que requieren de intuición, y quizás hasta de inspiración, a fin de que se les resuelva. Las organizaciones que tienen poca formalización son aquellas que tratan con las áreas fronterizas de la investigación científica. la mayoría de las organizaciones se encuentran en algún punto intermedioentre estos extremos del continuo de formalización como lo han encontrado las investigaciones realizadas sobre el tema.


Características

➢ Cambios de Programa: La formalización está asociada negativamente con la adopción de nuevos programas. La reducción de la iniciativa individual en el ambiente más formalizado se sigue como la razón principal de esta relación. En las organizaciones que...