gestion de archivo

1. OBJETIVO
Definir los lineamientos necesarios para la protección y conservación de los documentos producidos y recibidos en la Universidad Industrial de Santander.

2. ALCANCEAplica a todos los documentos que reciben y producen las diferentes Unidades Académicas y/ó
Administrativas de la Universidad Industrial de Santander.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Archivo: Es el conjunto dedocumentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintosarchivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realizapara dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Código: Signo alfanumérico asignado a las series, subseries, formatos, guías y
Procedimientospara identificar y clasificar los documentos. Sistema de signos y
Combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos.

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
Adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias ymedidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad

Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Embalaje: Empaque adecuado (caja y/o carpeta) para almacenar, conservar y transportar losdocumentos. PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Folio: Hoja.

Formato control de temperatura y humedad relativa: Instrumento que permite llevar el registro diario y mensual de la temperatura y la humedad relativa en los depósitos de archivo.

Guía: Documento que detalla una(s) actividad(es) inherente a un proceso o
Procedimiento, que por su grado de complejidad y facilidad de comprensiónrequiere aclararse.

Humedad absoluta (densidad del vapor): Es el peso del vapor de agua por unidad de volumen de aire, expresada en gramos por metro cúbico de aire.

Humedad Relativa: es la relación entre la cantidad de vapor de agua contenido realmente en el aire estudiado (humedad absoluta) y el que podría llegar a contener si estuviera saturado (humedad de saturación). Se mide en tantos porciento y está normalizada de forma que la humedad relativa máxima posible es el 100%.

Humedad de Saturación: es la máxima cantidad de vapor de agua que puede caber en una cierta cantidad de aire. La humedad de saturación depende de la presión y temperatura.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación

Lumen: Es la cantidad de luz visible que emite unalámpara en todas las direcciones. Un lumen equivale a 10.76 luxes.

Lux: Es la incidencia perpendicular de un lumen en una superficie de 1 metro cuadrado. Un lux equivale a 0.0929 lúmenes.

Luxómetro: aparato que realiza medidas de los niveles de iluminacion ambiental. Contiene de una célula fotoeléctrica, que convierte la luz que recibe, en electricidad.

Serie: Conjunto de unidades...