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Gestión de documentación administrativa


El propósito de este informe es comunicar la manera de trabajar para gestionar documentación administrativa, dar a conocer paso a paso los conocimientos que se deben de adquirir antes de su elaboración, durante y aquellos que se adquieren conforme se está llevando a cabo el proceso de archivar, además es importante definir con certeza el objetivo deeste submoduló, como trabaja, en que se empeña, en pocas palabras el propósito es dar a conocer su función.
¿Qué es gestión de documentación administrativa?
Se define como la manera de organizar, ordenar, resguardar, etc. los documentos de gran importancia ya sea en una empresa, casa y/o algún otro lugar donde se puedan encontrar documentos de gran valor y que sea necesario un sistema dearchivamiento eficaz para su mayor seguridad y que sea más sencillo encontrar el documento requerido.
Antes de abordar más a fondo el tema, es necesario conocer la definición de los primeros conceptos que se manejan en esta materia:
• Orden: Manera de estar colocadas las cosas o las personas en el espacio o de sucederse los hechos en el tiempo, según un determinado criterio o una determinada norma.• Organizar: Preparar una cosa pensando detenidamente en todos los detalles necesarios para su buen desarrollo.
• Resguardar: Proteger o hacer que una persona o una cosa no reciba daño o no llegue hasta ella algo que lo produce, poniéndola en un lugar, guardándola, cubriéndola, etc.
Las organizaciones, instituciones y empresas necesitan guardar documentos para consultarlos en el futuro. Estosse relacionan con aspectos importantes de los productos que venden, datos estadísticos, información acerca de sus empleados y clientes, datos relacionados con proveedores, informes presentados ante el comité ejecutivo, los planes de acción y las estrategias de la empresa, etc. Debido al avance tecnológico los datos pueden estar disponibles en alguna computadora personal, pero el documento debeestar archivado en un lugar seguro y accesible.
Con lo anterior podemos afirmar que el manejo de documentos y archivo es una de las tareas más importantes en una empresa. Antes de estudiar más a fondo el mundo de la archivonomia, es necesario conocer la terminología específica normalmente usada en los departamentos de administración:
• Archivonomía: Ciencia en la que se aprende el arte dearchivar.
• Archivar: Sistema para organizar y guardar los documentos en forma ordenada y eficiente en un archivador
• Archivador: Mueble o caja que reúne las características adecuadas para la protección de los documentos. Fichero de informática se almacena dentro o fuera de un ordenador, en disco o en cualquier otro dispositivo de almacenamiento electrónico.
• Archivero o archivista: Persona quetiene a su cargo un archivo
• Archivo: Sitio donde se custodian o guardan documentos.
• Gaveta: Nombre que recibe cada uno de los cajones que conforma un archivador.
• Marbete: Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta.
• Guía con ojete: Indicadores que contiene una gaveta con las letras del alfabeto, títulos geográficos o numéricos.
• Bloques seguidores: Sirven parasostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta.
• Guía principal: Indicador de primera a séptima posición, de acuerdo con el ancho de la gaveta. Sirve de base para la ordenación de los expedientes.
• Guía secundaria: Auxiliar de una guía principal. Sirve para facilitar la localización de los expedientes.
• Guía especial auxiliar: Se utiliza después de una guía principal, parasubdividir esa sección.
• Guía fuera: Guía con cejilla central o lateral que se utiliza para indicar que un expediente fue prestado.
• Expediente individual: Carpeta o folder que reúne uno o varios documentos de una misma persona, empresa o asunto.
• Expediente Misceláneo: Carpeta o folder que reúne documentos de diferentes corresponsales.
La terminología o bien, pueden conocerse como tecnicismos...