Gestion Del Correo Electr Nico

Gestión del correo electrónico
(y del tiempo)
Josep Vilalta
Business Productivity Advisor
josepv@micproductivity.com
Parc Tecnològic del Vallés
10 de Juny del 2011
Miembro de:

El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)
# Correos
Electrónicos
Diarios:
• Menos de 50?
• Entre 50 y 100?
• Entre 100 y 150?
• Más de 150?

El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)

Tiempoincurrido en «procesar»
los correos electrónicos

El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)
¿Son importantes todos los correos electrónicos?

El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)
Viajes y
desplazamientos.
¿Dónde está mi
correo?

El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)
Reuniones ineficientes:
Preparación,
convocatoria,
ejecución, tareas,
documentación,seguimiento…

El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)

99,6%

El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)

80%

Más datos:
Estresados por el mail
• 33% de los trabajadores
estresados por la cantidad de
correo electrónico recibido

• 28% cree que el volumen
de correo electrónico es
fuente de presión
• Solamente el 38% se
manifestó despreocupado (1)
(1) Estudio universidades escocesasde Glasgow y Paisley

Más datos:
Dependientes del mail
• Un 50% de los empleados
lo revisa una vez cada hora
• Otro 35% cada cuarto de
hora
• Algunos trabajadores
entre 40 – 60 veces cada
hora (1)
□ 4 de cada diez empleados consultan el correo
electrónico corporativo durante sus vacaciones (2)
(1) Estudio universidades escocesas de Glasgow y Paisley
(2) Estudio Visto Corporation

Mal uso delcorreo electrónico
• 70% de los trabajadores
utiliza mal el correo
electrónico
• Pérdida de tiempo en todos
los trabajadores
• 4.000 Millones de dólares
anuales

¿Productividad?

¿La herramienta me hace más productivo?

100%

Funcionalidades de la herramienta
Potencial de uso (en mi compañía, departamento…)

50%

0%

- Cultura corporativa
- Hábitos personales
- Aprendizaje previo
- Usosespecíficos
- Perfil de usuario
- Formación
-…
Uso real

¡Pongámoslo en práctica!

Barra de Tareas Pendientes

Barra Tareas Pendientes:
-Calendario que marca en negrita los días con citas
-Próximas citas en el calendario
-Tareas y mensajes marcados como tareas

Marcar los e-mails como tareas
Haciendo clic sobre la „bandera‟
de un mensaje lo convierte en
tarea y se muestra en la Barra de
TareasPendientes.

Opciones de Fecha de
Vencimiento realizando clic
con el botón derecho

Generar una cita a partir
de un correo

Arrastrando el correo hacia el calendario de la
«Barra de Tareas Pendientes» se generará una
cita para ese día con el texto del correo
electrónico.
Si se arrastra con el botón derecho aparecerán
opciones para generar la cita.

Generar tarea a partir
de correo electrónico
Arrastrandoel correo hacia la cinta de
Tareas se generará una nueva tarea con el
texto del correo electrónico.
Si se arrastra con el botón derecho
aparecerán opciones para generar la tarea.

Barra de tareas en el calendario

Permite visualizar las tareas
con su fecha de finalización
en los días de las semana.

Reservar espacio en el calendario
para la realización de una tarea

Arrastrando desde la lista detareas hacia el calendario
se genera una cita en el
calendario con la misma
información que tenía la tarea.

Mostrar dos husos horarios
en el calendario

Clic con el botón derecho sobre
la zona horaria del calendario.

Asistente de planificación
de reuniones
Visualización de las mejores
horas para mantener una cita
con todos los asistentes.

Enviar calendario como
correo electrónico

En lavista de Calendario se
selecciona «Calendario de correo
electrónico»

Se indica el nivel deseado
de información a enviar.

Se genera automáticamente un
correo electrónico formateado
con la información seleccionada.

Crear reglas a partir
de correos electrónicos
Clic con el botón derecho en el
correo electrónico a partir del
cual queremos generar la regla
para mover correos de la misma
fuente a una...