gtc185

GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC- 185

MEMORANDO


Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

1. CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:Utilizar formatos normalizados en los manuales de cada organización;
Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortes y en modo impersonal o en primera persona del plural;
Distribuir el texto de acuerdo a su extensión; y
Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
2. UTILIZACION DEL MEMORANDO
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:
Informar sobre un hecho enforma breve;
Expresar necesidades;
Hacer requerimientos;
Regular o aclarar una situación;
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
Dar respuesta a una comunicación recibida;
Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente;
Conocer los detalles sobre un aspecto determinado;
Impugnar o corregir una situación;
Confirmar eventos ocurridos o pendientes;
Solicitar o remitirinformación, documentos u objetos;
Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolares, y
Hacer llamados de atención, entre otros.
3. PARTES
3.1 Encabezado
3.1.1 Denominación del documento
De cero a una interlinea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenía y centrada.
3.1.2. Código
Se recomienda escribirlo a 3 cm o 4 cm del borde superior,dejando de cero a una interlinea cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.
Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Este responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia enla organización, seguida de la serie documental en caso de que exista.
3.1.3 Fecha
Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlineas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.
3.2 Encabezamiento
Esta conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decirremitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlineas libres y seguidas de dos puntos (:).
Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.
3.2.1 Destinatario y remitente
A dos o tres interlineas libres de la fecha de elaboración y contra el margenizquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlinea libre se utiliza la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del remitente, con mayúscula inicial.
Para su escritura se utilizan las siguientesopciones:
a) Primera opción.

Destinatario: denominación o titulo, nombre y cargo. Este ultimo separado por coma.
Remitente: nombre y cargo separados por coma.
En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del remitente y solo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.

EJEMPLO PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General
DE:Guillermo Castro Polanco, Director Seccional

b) Segunda opción.

Destinatario: denominación o titulo, nombre y cargo. Este ultimo separado por coma.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
En este segundo caso la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

EJEMPLO PARA:...