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Las Pólizas para el Registro Contable

La póliza es un documento contable de carácter interno en el que se anotan las transacciones de la empresa y se anexan los comprobantes que respaldan cada transacción. El sistema de pólizas facilita a la empresa hacer un control previo de sus operaciones antes de realizar su registro definitivo en los libros de contabilidad.La elaboración de las pólizas es tarea que de ordinario se asigna al auxiliar de contabilidad, quien debe tomar los datos directamente del documento fuente que se respalda cada operación. Una vez terminada la póliza, el auxiliar de contabilidad la pasa al contador para su revisión y registro de respectivo en el formato computarizado, utilizando el software de contabilidad. Este software es unsofisticado programa de computación que el contador moderno utiliza para llevar la contabilidad de la empresa.

Las pólizas contables pueden ser de varios tipos, con diseños especiales para facilitar el control de las operaciones frecuentes y el de las complejas. Entre las pólizas mas comunes están las de Diario, las de caja (entradas de efectivo y salidas de efectivo), las de nomina, la pólizaúnica, etc. Con la tecnología de los nuevos tiempos, estas fichas se preparan hoy mediante sistemas computarizados.







Ventajas y Desventajas del Sistema de Pólizas
Ventajas
1. Mayor división del trabajo: Por las características del sistema se logra una mayor división en la ejecución del trabajo de contabilidad, ya que, anotándose los asientos en hojas sueltas, es posiblesimultáneamente varios asientos, situación que no se logra con la misma facilidad cuando se han establecido diarios empastados, donde las anotaciones se hacen manuscrita.


2. Seguridad en el registro: No permite que en los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizadas. Las operaciones quedan comprobadas en todos sus aspectos, ya que, además de anexar a lapóliza los documentos o comprobantes que la sustentan, se hacen constar las firmas de las personas que intervinieron en la preparación, revisión y autorización de la misma.


3. Facilidad de traslado a los libros auxiliares: Facilitan la anotación en los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.


4. Archivo ordenadode los soportes: Se puede tener un archivo bien organizado de todos los comprobantes, lo cual permite su fácil y rápida localización, ya que las pólizas se archivan por el mes a que corresponden y, dentro de esa clasificación, por el orden progresivo de su localización.




Desventajas
1. Como el registro de pólizas se lleva en forma tabular, es relativamente fácil que se comentan errores,los cuales consisten en hacer cargos o abonos a cuentas que no correspondan, o en cargar una cuenta en vez de abonarla.

2. La operación del sistema puede significar, para negocios pequeños o de poco movimiento, un costo relativamente elevado, ya que se requiere la impresión de formas especiales, así como la contratación de personal debidamente adiestrado, para manejar correctamente el registro delas operaciones, tanto en las mismas formas como en los principales libros de registro.















Sistema de Póliza Única

En el sistema de póliza única se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación; es decir, igual se anota en ella una operación de caja se registra una de diario.

Conforme se van realizando las transacciones, se registrantodos los datos que componen un asiento, es decir, la fecha de la operación, el nombre o los nombres de las cuentas de cargo, el de las cuentas de crédito, los importes de los cargos y de los créditos, y, finalmente, la explicación o la redacción de la operación registrada.

Finalmente, cuando ya se ha registrado la operación y se han anexado los comprobantes de la misma, se harán constar...