implementacion de proyectos

10 errores más comunes en la
implementación de un proyecto
Autor: Damián Szulman 11-02-2011

Parte de la actividad de un consultor, consiste en asesorar a la empresa sobre los
muchos aspectos que pueden contribuir al éxito o al fracaso en la implementación de
un proyecto, de modo que éste se realice de la forma convenida y en los tiempos
acordados (el tiempo es una variable sumamenteimportante, ya que en paralelo la
empresa debe seguir funcionando). Pero en la tarea cotidiana vemos factores que
atentan contra el éxito, que podrían evitarse fácilmente de ser tenidos en cuenta.
Los errores más comunes en la implementación son:
1. Errores en la asignación del personal interno adecuado para el proyecto
En las etapas preliminares del trabajo, los consultores solemos bromear con elempresario sobre cómo seleccionar a quienes deben trabajar en la implementación.
Habitualmente les decimos que deben elegir a alguien “que les duela”. Con esto nos
referimos a esas personas sumamente eficientes, que conocen en profundidad el
manejo de la empresa y cómo se llevan a cabo los procesos, con todas sus
particularidades y posibles conflictos. Son aquellos a quienes todos consultancuando
surge una duda, y que justamente por eso resultan difícilmente reemplazables. Si bien
es cierto que para el empresario puede resultar complicado seguir con el “día a dia”
sin ellos (y por eso decimos “que les duela” su ausencia en sus puestos habituales),
también es verdad que en la implementación debe haber gente que realmente sepa
de la operatoria y las necesidades de la empresa,para que el producto final sea lo
que todos esperan y necesitan. Como decíamos en un artículo anterior, deben
participar los "mejores" y no algún asistente, o "los que no tienen otra cosa para
hacer". Como este personal habitualmente continúa en paralelo con sus tareas, la
empresa debe prever como reemplazarlos mientras dure la implementación, o al
menos como aportarles un refuerzo en su trabajocotidiano. Una opción es la de
seleccionar algunos jóvenes profesionales o estudiantes, que puedan actuar como
soporte.

2. Errores en el armado del grupo de trabajo
Muchas veces las empresas asignan al personal interno que va a trabajar en la
implementación en función de sus capacidades, conocimientos y competencias, pero
no tienen en cuenta sus roles dentro del grupo de trabajo, ni eltiempo que le deberán
dedicar al proyecto. Una de las cosas que deben tenerse en cuenta es que luego de la
implementación, alguien deberá colaborar con la capacitación, es decir: estar
disponible en forma interna para “enseñar” al resto de la compañía el manejo del
nuevo sistema. Por ende, resultaría ideal sumar al grupo de trabajo a alguien con
habilidad o competencia docente, disponiendo deantemano que ese será su rol al
concluir la implementación. Por otro lado, el armado del equipo dependerá también
del enfoque que se le quiera dar al proyecto. Obviamente, si se busca tomar
soluciones all-in-one, es decir del tipo standard, la participación del equipo interno
puede ser menor a lo que se necesitaría si se decide personalizar el sistema.
3. Errores en la comunicación
En lamayor parte de las personas, habitualmente los cambios generan dudas, temor
y ansiedad. Mucho más cuando se sabe que se verá afectada la forma en que se
trabaja, y en una primera instancia no está claro su alcance. Por eso es fundamental
la forma en que se comunique el proyecto al personal. Por otro lado, no alcanza con
“mandar un memo”. La información debe ser frecuente, ya que los vacíos en lacomunicación pueden motivar rumores, que crean un clima adverso y finalmente
entorpecen el trabajo. Nunca hay un exceso de información. Lo ideal es que se
produzcan informes frecuentes sobre como va evolucionando el proyecto, y que se
habiliten varios canales para que el personal haga llegar sus dudas.
4. Errores en la capacitación del personal
La empresa sabe que deberá entrenar al equipo...