iMPLEMENTACION

PASOS A DAR EN LA IMPLANTACION DE UN SISTEMA INFORMATIVO CONTABLE EN UNA PYME.


Fernando Gimenez Barriocanal



RESUMEN

El presente artículo pretende explicar de un modo sencillo y práctico, cúales son los principales pasos a dar en la implantación de un sistema de administración y contabilidad. Esta especialmente destinado a empresas o secciones de nueva creación y también paraaquella que quieran revisar sus sistemas ya existentes. En primer lugar, se exponen los puntos a analizar de partida, para con posterioridad y base a los anteriores, definir los pasos a dar para su diseño e implantación.


INTRODUCCION

Una de las preguntas que es necesario responder cuando se crea una empresa o se inicia una nueva actividad en la misma es la referente al sistemaadministrativo contable necesario que va a servir para el control de la actividad, su evaluación y la toma de decisiones sobre su funcionamiento.

En definitiva, nuestro cuestión radica en construir un sistema de información que se capaz de canalizar todas las operaciones que realiza la empresa de acuerdo con un proceso lógico y un modelo contable que nos permita obtener la máxima información necesariacon el mínimo coste posible.

Es importante destacar que muchas pequeñas y medianas empresas entienden que implantar un Sistema Informativo Contable (S.I.C.) consiste tan solo en introducir datos en un programa de contabilidad cualquiera, sin detenerse en analizar las peculiaridades de su empresa y actividad. Esta concepción lleva a no pocos problemas a todos nivel: dificultades en lacaptación de datos (los papeles no se sabe donde porque no tienen regulado su proceso en la empresa), ineficiencias del programa de ordenador, (se adquieren programas o módulos que no se precisan), falta de control interno y, en definitiva obtención de una información ineficiente y muchos casos, poco ajustada a la realidad de la entidad.

Frente a esta cuestión., hay que ser consciente que no todaslas empresas se pueden permitir solicitar la ayuda a un consultor externo para que le elabore el sistema o simplemente, tienen destinado en su presupuesto cantidades pequeñas para el departamento de administración .

Por todo ello, y dado que entendemos que en muchos casos la elaboración de un sistema eficiente no requiere la aplicación de grandes esfuerzos, vamos a exponer los pasos necesariosque debemos de dar a la hora de implantarlo. En primer lugar veamos los análisis previos necesarios a realizar. Serían los siguientes:


PASOS PREVIOS EN LA IMPLANTACIÓN DE UN S.I.C.

1.- Análisis de la empresa y de su entorno
2.- Análisis de las operaciones que realiza
3.- Análisis de la información requerida



1.- ANALISIS DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO.

El primer paso ala hora de implantar un sistema es el análisis de la empresa o sistema a controlar objeto del trabajo. Para ello, tendremos en cuanta los siguientes factores que van a condicionar el sistema:


FACTORES A ANALIZAR

1.1.- Análisis de la actividad y el sector
1.2.- Análisis del tamaño y el entorno.
1.3.- Análisis de la organización




1.1. Análisis de la actividady el sector


El primer paso que debe de darse cuando se quiere implantar un sistema informativo contable es delimitar el sector de la actividad en que se puede encuadrar la empresa. En definitiva, se trata de preguntarse

¿Que actividad va a realizar la empresa?

Este dato nos va a resultar de vital importancia a la hora de configurar nuestra base de datos contable , ya que nossituará en la actividad base que realiza la empresa, conociendo cuales van a ser los puntos clave a seguir por el sistema y cuales otros no tienen razón de estar por lo que pueden ser excluidos.

Supongamos, por ejemplo, que vamos a realizar una implantación de un S.I.C. y el primer dato que recibimos es que se trata de una pequeña compañía de seguros. Con solo este dato podemos sacar las...