Importancia de los registros

Sistema de Gestión
de la Calidad
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO
“ISO9001:2008 MÓDULO 3. DOCUMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”
Semana 4. Importancia de los Registros
Fecha:
Enero 27 de 2009
Versión 2
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IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS
La filosofía del sistema de calidad supone que si las actividades sonplaneadas,
programadas y documentadas, es más fácil repetir una y otra vez los procesos
operativos que logran los estándares de calidad deseados.
La importancia de este sistema documental radica principalmente en que se pasa
de una cultura oral a una cultura escrita; en que se especifican con claridad los
procedimientos de trabajo, las responsabilidades de cada área, los compromisos
de calidad, lasespecificaciones técnicas que deben cubrir los productos o
servicios, los métodos de verificación y prueba, así como los registros de
ejecución, atención y servicio que se brinda al cliente.
De cada uno de estos factores se obtienen datos estadísticos que sirven para
evaluar y controlar el sistema de calidad, por lo que este sistema conduce a un
proceso de mejora continua; que evolucionapermanentemente desde adentro de
la empresa hacia afuera, trayendo por consecuencia un círculo virtuoso en el que
cada vez se encadenan más empresas y mejoran la calidad de sus productos o
servicios.
Sistema de Gestión
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“ISO9001:2008 MÓDULO 3. DOCUMENTACIÓN DE UN
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Semana 4. Importancia de los Registros
Fecha:
Enero 27 de 2009
Versión 2
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En la gestión de la calidad se pretende recoger y ordenar los datos que
suministren una información más comprensible a los fines previstos, utilizando
instrumentos como son los sistemas de registros. En calidad se entiende por
registro el documento que presenta resultados obtenidos o proporcionaevidencia de las actividades desempeñadas.
Un eficiente control de gestión en empresas, exige información sobre distintos
aspectos de las mismas, productos de hechos y acontecimientos que se
generan a lo largo de los procesos productivos y comerciales.
La calidad y cantidad de los datos, hechos y acontecimientos difícilmente
pueden ser retenidos por la memoria, esta facultad humana sufre lo que sedenomina en sicología como "ley del olvido", que implica la pérdida de
capacidad de retención de información en función del transcurso del tiempo. Es
por ello que a esta memoria subjetiva se le debe oponer una memoria objetiva
que son los sistemas de registros de forma que se almacenen datos que serán
de suma utilidad a las unidades decisoras.
Si bien los sistemas de registros son valiosos enuna
correcta gestión empresarial, en la mayoría de los
casos se observa que productores y técnicos no hacen
uso de ellos. Investigaciones al respecto nos permiten
concluir sobre la existencia de dos situaciones;
aquellos que desconocen la existencia de los sistemas
de registros y aquellos otros que habiéndolo conocido
no lo usan porque no les han dado respuesta a sus
necesidades, evaluandoque los costos medidos en
tiempo, son superiores a los beneficios otorgados por
estos.
En la segunda situación entre los principales argumentos se esgrime el de ser
demasiados complejos, incompletos, excesivos o repetitivos en información,
mal diseñados. A nuestro entender estas situaciones tiene su razón de ser en
la forma rígida y estructurada en que técnicos y productores recibieroninformación o fueron capacitados sobre el uso de sistemas de registros.
En estas formaciones se pierden de vista que cada empresa agropecuaria es
un sistema dinámico en continua evolución, lo que lo hace diferente no tan solo
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