Informe Anual De La Actividad De Archivo Durante El 2014

Durante el año 2014 concretamos al máximo las potencialidades recogidas en los Objetivos de Trabajo del Sistema de Archivo del Ministerio de la Industria Alimentaría (MINAL) en dos períodos fundamentales (mayo-julio) y (septiembre-diciembre) para evaluar los temas vinculados a la actividad tanto hacia el Grupo como para todo su sistema empresarial al que pertenecen (94) empresas.
En ambasetapas hemos mantenido contacto permanente con la Oficina del Archivo Central del organismo a través de diferentes despachos para dar seguimiento a las actividades y acciones propuestas de control, organización y asesoramiento metodológico, así como de manera sistemática hemos revisado y estudiado los documentos referativos al trabajo de archivo (Manuales de Normas y Procedimientos del Sistema Generalde Archivos del MINAL y las Normativas Jurídicas que instrumentan y regulan la Gestión Documental.
Participamos en los Talleres Anuales sobre Gestión Documental durante el mes de abril (GEIA) y en el mes de septiembre (CNICA), los que han contribuido de manera eficiente en lo personal a la comprensión e integralidad de la actividad de archivo.
Desarrollamos procesos de revisión y evaluación dela actividad en todas las áreas del GEIA, así como de la revisión de los Cuadros de clasificación de las (94) empresas del sistema, de las que hasta la fecha del 5 de diciembre solo habían entregado (32).
Precisamos que el contacto establecido posibilitó:
1. Intercambiar con todas las empresas por provincias y establecer un balance de la actividad de archivo, de cómo y en qué dirección se estátrabajando, de su orientación de la actividad, de la utilización de la documentación que generan, evaluar el dominio de las Normativas Jurídicas, intercambiar acerca de los documentos emitidos por la dirección del Archivo Central MINAL en correspondencia con las orientaciones, reglamentaciones, disposiciones de sus manuales de normas y procedimientos, así como del CITMA y el Archivo Nacional deCuba como rectores en la actividad con vistas a evaluar el cierre del 2014 en la etapa comprendida de septiembre a diciembre.
2. Recopilar los datos generales de los Gestores, Especialistas, y/o Secretarias de las direcciones que atienden u organizan la actividad.
3. Recoger las principales dificultades e incidencias que se presentan en el trabajo de archivo a nivel empresarial y que en loadelante constituirán una base de datos para nuestro trabajo, tanto para el GEIA como para el MINAL. Aclarando que pudieran convertirse en temas de actualización para posteriores intercambios, talleres y seminarios que se planifiquen como parte de los objetivos de trabajo de nuestro organismo.

(Ver Anexo No.1)
En este orden de conjunto con el Archivo Central del Organismo, consideramos darseguimiento e intencionar la atención a las siguientes empresas:
Empresa Cárnica de Santiago de Cuba
Empresa Cárnica de Guantánamo
PESCAVILA de Ciego de Ávila
Empresa de Cultivo del Camarón
Empresa de Refrigeración y Calderas
Empresa Nacional de Conservas
Empresa TAURO
EMBER Santiago de Cuba
EPINIQ
Empresa Refinadora de Aceite de Santiago de Cuba
EMBER Camagüey
EMBER Villa Clara
Lácteos Ciego de ÁvilaEPIVILA Ciego de Ávila

Sobre la actividad archivística concerniente al GEIA consideramos que en el control efectuado a un total de (20) áreas, posibilitó chequear la importancia y estado de cumplimiento de las tareas que viene desarrollando el Sistema de Archivo del MINAL, las mismas cuentan con sus correspondientes guías de archivo, aplican el Modelo de Control Documental y se encuentrandebidamente foliados.

En este orden precisamos la creación de todas las condiciones necesarias para la instrumentación desde el mes de enero 2015 de la clasificación documental a partir de la nueva estructura del GEIA, así como continuar trabajando en todo su proceso organizativo.

Como prioridades y dada la complejidad que asume la nueva estructura, todas las áreas constituirán objeto de seguimiento...