Informe Facturas Manuales

Informe de gestión, inconvenientes y limitantes en el cobro de facturas manuales

JEFE DE RECAUDACIÓN, CARTERA Y COBRANZAS (e)
GERENCIA FINANCIERA ADMINISTRATIVA - AGENCIA REGIONAL 2
Presente.-

Por medio de la presente expreso mi gratitud por la confianza y responsabilidad que se me ha brindado, al encomendarme las tareas que día a día las voy realizando de la mejor manera posible,encontrando caminos para llegar a soluciones siempre pensando en los intereses de la Jefatura de Recaudación, Cartera y Cobranza y de la CNT E.P.

Es precisamente una de mis labores, quizá la más importante el realizar la gestión de cobranza y registro de las facturas manuales reportadas como vencidas, para lo cual se según el “manual de procedimiento para la emisión y control de facturas y notasde crédito manuales” contamos con herramientas como:
• reportes de facturas manuales impagas que nos envía el dpto. de contabilidad.
• El Sistema integrado de gestión administrativa y contable SIGAC.
• Copias para el emisor que deberían constar en los archivos de los dptos encargados de esta función;
Al encontrar en estas herramientas algunos inconvenientes como:
• registro desactualizadode las facturas pagadas
• no apego a formatos establecidos para presentar información de una manera clara, argumentando que se trataron de ingresos masivos realizados en el sigac a facturas emitidas en años anteriores por empresas que hoy unidas conforman la CNT, como son Andinatel, Andinanet, etc.,
• El no contar con el total de copias de las facturas manuales emitidas en años anteriores(2001 a 2009). y que se encuentran impagas.

Se han buscado otros mecanismos para reducir la cartera vencida, estos son por ejemplo el iniciar el reporte de deudas a las empresas basándonos en las facturas cuya copia física consta en la carpeta de no pagadas del aérea de cajas, del edificio Doral específicamente la caja Nº 8, a cargo del señor Eduardo Vega; el notificar a las empresas contandocon un número inferior de respaldo físico del total de las facturas notificadas y el utilizar el reporte consolidado generado por el señor Patricio Maldonado antes de que este pase a contabilidad, este último se lo utiliza a manera de comprobación de que la gestión realizada esta siendo reportada y en proceso de registro contable, etc.

• Quiero hacer énfasis en un inconveniente que se ha notadosucede en la emisión de facturas a empresas con domicilio en el exterior (Verising, Colombia Telecomunicaciones, EPM telecomunicaciones, Sprint, Entel Chile, etc.). Estas y otras empresas continúan recibiendo servicios de CNT E.P. aunque tengan fuertes deudas pendientes que no son saldadas hace varios meses /años. Y debido a que en las facturas constan los datos de contacto a nivel internacional,no se puede contactarlas para gestionar el pago. Se ha conversado con las personas encargadas de clientes corporativos y tampoco poseen datos de las mencionadas empresas, reduciendo su gestión como punto de emisión a emitir facturas para luego enviarlas por Courier internacional sin conocer si estas fueron recibidas por los clientes, de esta manera dichas empresas obtienen un apalancamientofinanciero de CNT E.P. al operar sin pagar por los servicios que ellos reciben y que son fuente principal de su actividad.
• Otro punto importante también a considerar es el hecho de que ciertos clientes a nivel nacional no reciben o argumentan no recibir los originales de las facturas, como lo pudimos comprobar en el caso específico de la embajada de Francia donde al notificar al cliente y argumentarsanciones por incumplimiento de contrato, este encontró en sus archivos facturas que en una primera instancia nos indico que nos las tenía, esto hace pensar que se está formando una cultura de no pago de las deudas con CNT por parte de algunos clientes corporativos, debido a la poca o nula gestión de cobro que se realiza cuando la deuda todavía se encuentra en su periodo corriente, (gestión...