informes estadisticos

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE INFORMES
ESTADÍSTICOS
Versión: 03

1. OBJETIVO
Describir los pasos para la satisfacción de las necesidades de información estadística
referente a los registros académicos y financieros administrados por la institución a todos los
usuarios internos y externos que lo soliciten.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las actividades concernientesal reporte de datos, valores,
comportamientos de poblaciones tales como inscritos, admitidos, matriculados, egresados y
graduados por periodo académico y en general el historial almacenado por el sistema de
información de Gestión Admisiones y Registro, a efectos de emitir informes a las
dependencias que lo soliciten.
Inicia con la recepción de solicitudes de los documentos radicados enrecepción y filtrados
por Archivo y Correspondencia y finaliza con la evaluación del servicio no conforme.

3. RESPONSABLE
El responsable de la adecuada ejecución de este procedimiento es el profesional
especializado del Grupo de Admisiones, Registro y Control Académico.
4. GENERALIDADES
El presente procedimiento se apoya técnicamente en un sistema de información operado por
el Grupo deAdmisiones, Registro y Control Académico, el cual proporciona los insumos
(Datos) que posteriormente se procesan y transforman en información aplicada, utilizada por
las diferentes dependencias de la institución, organizaciones públicas y privadas y
organismos de control y estadística.
Los Órganos de Gobierno de la Universidad del Magdalena tales como el Consejo Superior,
Consejo Académico y laRectoría son los facultados para determinar la reglamentación
vigente a aplicar en cada periodo académico, por tal razón las normas relacionadas en el
Ítem 6 Marco Legal pueden variar en su uso para cada periodo según la reglamentación
vigente.

Elaboró

Revisó

Aprobó

Edwin Gutierrez Boto
Responsable del Proceso
Gestión Admisiones y Registro
12/10/2012

Eira Rosario Madera ReyesAsesoras de Calidad
Grupo de Gestión de la Calidad
19/10/2012

Ruthber Escorcia Caballero
Rector
Universidad del Magdalena
22/10/2012

COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR

Las comunicaciones oficiales generadas se tramitan y administran siguiendo el
Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales.
5. DESCRIPCIÓN
No

1

Responsable/
DependenciaAuxiliar /
Grupo de Admisiones,
Registro y Control
Académico

Descripción de la Actividad
Recibir solicitud:
Recibe las solicitudes con Las comunicaciones radicadas
de recepción y filtradas por Archivo y Correspondencia y
se entregan al responsable del Grupo Admisiones,
Registro y Control Académico.

Nota: Se da el caso que algunas informaciones requeridas
por parte defuncionarios de dependencias o del
responsable del Grupo de Admisiones, Registro y Control
Académico sean solicitados de manera directa y verbal al
encargado respectivo.
Atender la consulta:
Evalúa cada petición para determinar que información se
solicita, cuales son sus restricciones o condiciones y a
quienes va dirigida y si es procedente suministrarla; en
algunos casos es posible recurrir a lanormatividad. Esto
con el fin de obtener la documentación necesaria para
Técnico administrativo/ aclarar dudas e inquietudes.
2

Grupo de Admisiones,
Registro y Control
Académico

Si no es procedente se le notifica al interesado y si es
posible, se le informa donde puede solicitar dicha
información.
NOTA: En algunos casos se requerirá la aprobación de las
directivas pertinentes, paraproceder a realizar la entrega
de información.

3

4

5

Técnico administrativo
/ Grupo de
Admisiones, Registro y
Control Académico
Técnico administrativo
/ Grupo de
Admisiones, Registro y
Control Académico
Profesional
especializado / Grupo
de Admisiones,
Registro y Control
Académico

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