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MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS DE OFICINA

Edición actualizada en Noviembre de 2003

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Servei d’Arxiu i Registre. Arxiu General/Servicio de Archivo y Registro. Archivo General.
Tel.: 965903400-ext. 2409. Fax: 965909757. E-mail: Arxiu@ua.es
http://www.ua.es/es/bibliotecas/archivo_generaln/index.html

SUMARIO
1. INTRODUCCIÓN
1.1. Diferencias entre un almacén de papel y unArchivo de documentos …. p. 4
1.2. ¿Por qué ha de existir un Archivo en la Universidad? …………………. p. 4
1.3. ¿Qué documentación forma parte del Archivo de la Universidad de
Alicante? ………………………………………………………………. p. 5
1.4. ¿Qué elementos constituyen el Sistema de Archivos de la Universidad
de Alicante? …………………………………………………………... p. 6
1.5. Fases del ciclo de vida de los documentos ……………………………. p. 6
2.EL ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE …….. p. 7
3. LOS ARCHIVOS DE GESTION O DE OFICINA. PRINCIPIOS BÁSICOS
PARA SU ORGANIZACIÓN ……………………………………………….. p. 9
3.1. Documentación de apoyo informativo………………………………. p. 10
3.2. Agrupación de los documentos administrativos …………………….. p. 11
1. Correspondencia …………………………………………………. p. 11
2. Libros de registro ………………………………………………… p. 12
3.Expedientes ………………………………………………………. p. 12
4. Series documentales ……………………………………………… p. 14
3.3. Clasificación de los documentos…………………………………….. p. 15
1. El cuadro de clasificación ………………………………………. p. 15
2. Proceso de clasificación ………………………………………… p. 19
3. Clasificación de la correspondencia …………………………….. p. 21
3.4. Ordenación física y señalización ……………………………………. p. 24
3.5. Instalación yconservación ………………………………………….. p. 26
1. Material de archivo de oficina …………………………………… p. 27
2. Mobiliario de archivo de oficina ………………………………… p. 28
3. Medidas preventivas para la conservación de los documentos ……p. 30
4. TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN AL ARCHIVO
GENERAL
4.1. Definición ……………………………………………………………. p. 31
4.2. Documentos que se han de eliminar en las oficinas …………………. p.31
4.3. Procedimiento de transferencias de documentos al Archivo General .. p. 32
5. PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS ……………….. p. 38
6. LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
6.1. Introducción ………………………………………………………. p. 40
6.2. Problemática de los documentos electrónicos en los archivos …… p. 41
6.3. Recomendaciones de aplicación en los archivos de gestión ……… p. 44
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Bibliografía básica ……………………………………………………………. p. 49
ANEXO I. Hoja de previsión de transferencia de documentos ………………. p. 50
ANEXO II. Modelo de etiqueta de carpetas de expedientes …………………. p. 52
ANEXOIII. Modelo de tejuelo para cajas de archivo ………………………... p. 54
ANEXO IV. Hoja de transferencia de documentos …………………………... p. 56
ANEXO V. Recomendaciones para la ordenación alfabética de nombres de
persona ………………………………………………………………………. .. p. 58

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1. INTRODUCCIÓN
1.1. Diferencias entre un almacén de papel y un archivo de documentos:
(tomado de la web del Archivo de la Universitat Politècnica de Catalunya)

ALMACEN DE PAPEL
1. Papeles apilados, diarios, boletines,
fotocopias...
2. Pocas personas saben lo que hay.
3. Los documentos llegan como pueden.
4. Cadapersona conserva o elimina lo
que le parece oportuno.
5. Es difícil encontrar y consultar un
documento.
6. Todo el mundo puede acceder.
7. No hay normas de archivo ni de
clasificación.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Documentos importantes que hay que
conservar clasificados y ordenados.
Inventario de los documentos con la
descripción correspondiente.
Traslado organizado.
Criterios únicos de...