KM13

Capitulo 8
La Redacción Y Presentación De Cartas Comerciales
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OBJETIVO GENERAL 8. Redactar rápidamente cartas e informes comerciales precisos; utilizar los materiales y técnicas apropiadas, en el uso y mantenimiento eficaz de la máquina de escribir. __________________________________________________________________

8.1REDACCIÓN
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Objetivo específico 1.
Redactar cartas rutinarias en forma precisa y concisa, aplicando correctamente las reglas gramaticales.
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Toda carta comercial es la comunicación con una persona que presenta preguntas, quejas, órdenes, problemas, sugerencias oalgún reconocimiento.
Por lo tanto debe contestarse directamente a la persona que escribe. Como la escritura de cartas supone al mismo tiempo creatividad y buen juicio adaptables a cada caso, no cabe la utilización de reglas de fórmulas especiales. Sin embargo, para mejorar la destreza en la escritura de cartas comerciales, será conveniente seguir las recomendaciones que a continuación se detallan,en beneficio de una mayor efectividad.

Planear la carta con anticipación
Antes de empezar a escribir la carta, es necesario recopilar toda la información que se vaya a necesitar. Para ello debe consultarse la correspondencia anterior, así como también las órdenes de compra, las facturas y otros documentos relacionados con la operación. Debe meditarse sobre el mensaje que se desee enviar y losresultados que se espera obtener. Preparar un bosquejo sencillo ayuda a no omitir los temas importantes.

Desarrollar una actitud mental adecuada
El tono en que está escrita la carta será el que determine la reacción inicial del destinatario. Debe preparase un mensaje de interés y pleno de buenos deseos.
Debe procurarse ser sincero, así se estimularan las buenas relaciones. Por otra parte,es necesario conocer los intereses del destinatario y apelar a ellos. Es obvio que el envió de una carta redactada con disgusto suele aportar efectos negativos.

Comenzar con una oración directa y rápida
La primera oración debe ser corta, directa y estimulante. Es necesario despertar la curiosidad y el interés del destinatario, para estimular su interés de leer el mensaje hasta el final. Enlo posible deben evitarse frases comunes como “Acusamos recibo de su carta” o “En contestación a su carta”; ninguno de ellos concita el interés del lector.

Las primeras palabras de una carta deben lograr lo siguiente:
Decirle al lector lo que él quiere saber “La fecha de la próxima reunión es…” “Si tenemos las piezas que desea”.
Ganar su buena voluntad, “Gracias por escribirnos”, “Nossentimos placidos con su pregunta”.
Formular preguntas significativas como “¿Nos puede proveer de muestras?” “¿Desea comprar un carro?”
Dar una razón que justifique el mensaje, como “Me complace comunicarle que…”.
Despertar su atención, “No, no es necesario que nos envié un seguro para su préstamo…”.
Ir directamente al punto, “hemos recibido el pago de enero”.

Usar un lenguaje efectivo
El usoefectivo del lenguaje es un factor muy importante; una carta debe ser fácil de leer y de entender. Es necesario que sea clara, cortes y concisa. Sin embargo, por escueta y puntualizante que sea, no debe omitir toda la información que el destinatario necesite.
La claridad se logra por medio de la selección que se haya hecho de las palabras. Debe tenerse una idea clara de lo que se quiere decir yexpresarlo con frases sencillas y fáciles de entender.
Preparar un mensaje coherente
Para que sea efectiva, una carta debe mantener la unidad entre una oración y otra. Cada párrafo debe relacionarse con el siguiente en forma estrecha. La cohesión ayuda a que el lector pueda seguir la consecuencia de los pensamientos. Esa cohesión puede lograrse por medio del uso de nexos como sin embargo, en...