LA GESTI N EFICAZ DEL TIEMPO Yuraima

LA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

Son muchos los autores y expertos que han escrito sobre este tema. Y la mayoría suele coincidir en destacar que la incorrecta gestión del tiempo se debe, entre otros factores, a:

■ La inexistencia de objetivos previamente definidos.
■ No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.
■ La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo.
■ Negación dela propia evidencia. No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo.
■ La insuficiente delegación de tareas.
■ Exceso de información para analizar (la llamada “parálisis por análisis”) o la información
imprecisa, desordenada o tardía.

Evidentemente, para organizar nuestro tiempo se hace imprescindible:

■ Determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes,entendemos aquellas tareas que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas de la empresa u organización, en los objetivos, en los costes o en los ingresos.

■ Dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. A veces se suele asignar un tiempo máximo para cada actividad, con la finalidad de que no estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es demasiado importante, restandotiempo a otras que sí que lo son.

■ Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que puedan realizar otras personas.

■ Eliminar la posibilidad de que nos puedan importunar con visitas no previstas o reuniones mal planificadas con hora de inicio, pero sin hora de salida.

■ Destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda. De esta forma, podremos tener siemprepreparado un programa de trabajo antes de iniciar la jornada, ser nosotros mismos los gestores de nuestro tiempo, y no dejar que sean otros quienes lo hagan.

PRINCIPIOS PARA LA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

1. Planificar por adelantado: planificar es la piedra sobre la que se basa la gestión del tiempo. Pero no consiste solo en crear una buena planificación o programa, sino que hay que ser capaz dellevarla a cabo. Esto supone ser preciso sobre la realidad diaria del trabajo y el resto de las responsabilidades, tener en cuenta las interrupciones, conflictos y retrasos habituales. Como si fuera una prenda de vestir, hay que sentirse cómodo y que quede un poco amplio por si encoge.

2. Programar actividades de ocio: los mejores planes de gestión del tiempo acompañan durante toda la vida, no solodurante las horas de trabajo. Hay que intentar programar períodos de tiempo dedicados a la familia, amigos, tiempo libre propio, proyectos personales o especiales, en vez de dedicarles “el tiempo que sobre”.

3. Promete menos y cumple más: establecer fechas de entrega viables. Supone una buena idea sobrestimar el tiempo que se piensa que va a dedicar a un trabajo, para asegurarse del plazo deentrega a tiempo, incluso si aparecen contratiempos y, en segundo lugar, sorprender positivamente terminando antes de lo previsto.

4. Dividir los trabajos grandes en tareas manejables: es muy fácil aceptar trabajos de grandes proporciones. Por ejemplo, pintar la casa, será un trabajo menos desalentador, si se siguen bien los pasos hasta conseguir el objetivo final. Dividiendo un trabajo enorme enpasos manejables, estableciendo un horario para llevar a cabo cada paso y reduciendo paulatinamente el alcance del proyecto, se puede conseguir cualquier cosa, y con menos presión y estrés, que si se pretende hacerlo todo.

5. Seguimiento de los progresos: cada proyecto de envergadura requiere de su propia organización, agenda y calendario para identificar los pasos principales o hitos en el caminohacia su consecución. Si has establecido fechas objetivos realistas y tienes previsto tiempo para “resbalones” posibles, tus progresos deberían responder a tu plan. Si hay imprevistos que te sitúan por detrás de la fecha prevista, puedes avisar a tu jefe o cliente/subordinado y establecer una fecha de consecución revisada o dar los pasos necesarios para acelerar su progreso y recuperar el...