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EL EXPEDIENTE JUDICIAL
El expediente judicial es un instrumento público. Como se dijo también al referir a la terminología, el concepto de expediente se corresponde con la tercer acepción del vocablo proceso. Se lo puede definir como el legajo de actuaciones o piezas escritas que registran los actos procesales realizados en un juicio, ordenadas cronológicamente y foliadas en forma de libro,provistas de una carátula destinada a su individualización. En definitiva, como expresa Rosemberg, el expediente es un legajo de papeles, pero sujeto a normas par su formación y conservación.
La carátula del expediente contiene sus elementos más característicos e indicativos: por ejemplo, el nombre del juzgado; el del juez y secretario; el del Fiscal y Defensor General; el nombre o enunciación delas partes y la cuestión de que se trata; su número, folio y año de registración.
A continuación de la carátula del expediente se agregan los documentos que registran toda la historia del proceso.
De allí que deba respetarse un orden cronológico y que, para evitar que se obstaculice el trámite de la causa o su mejor interpretación y manejo, ciertas actuaciones se hagan en forma separada.
De lamisma manera, para facilitar el manejo del expediente, al llegar a un número determinado de fojas (200) se procede a la formación de un segundo, o sucesivo, cuerpo de actuaciones. La clave para el control de la integridad del expediente, del respeto del orden cronológico y de la oportuna formación de los sucesivos cuerpos de expediente, es la foliatura del mismo.
Foliar un expediente (obligaciónque pesa sobre todo integrante del Poder Judicial) importa identificar numéricamente cada una de sus fojas en orden ascendente en el vértice superior derecho de cada una de ellas (los cuadernos de prueba y toda otra actuación que se lleve en forma separada del principal y deba, luego agregarse, se deben foliar en el vértice inferior para que al agregarse luego al principal se pueda refoliar sinproducir confusiones).
La foliatura del expediente es de importancia superlativa a la hora de producirse el préstamo del mismo, pues en el recibo que se confeccione al efecto debe figurar el número de fojas con que el expediente se entrega. Cualquier alteración que se produzca, v.gr.: por desglose de alguna documentación, debe ser específicamente aclarada en el expediente por el actuario. Asimismo,éste debe rubricar las correcciones que se efectúen a la foliatura del expediente en caso de haberse cometido un error al respecto.
El artículo 56 del Código Procesal Civil y Comercial, que rige ya en forma directa ya de manera supletoria la exhibición y el préstamo de los expedientes susceptibles de tal acto (no los penales, por ejemplo) dispone que Los autos originales podrán ser examinados porlas partes, pero no por personas extrañas, salvo que justifiquen ante el actuario tener algún interés legítimo. Tampoco podrán ser sacados de la oficina sino entregados por el secretario bajo recibo, al abogado o al procurador, únicamente en los casos siguientes: 1) Para alegar de bien probado, informar, expresar o contestar agravios; 2) Cuando se trate de operaciones de contabilidad y se invoquela necesidad de producir a este respecto alguna actuación; 3) Cuando se trate de practicar cuentas de división y adjudicación de bienes; 4) En los juicios de mensura, división de condominio y confusión de límites; 5) en los demás casos que las leyes determinen.
Igualmente -continúa la norma citada- se entregarán las actuaciones a las Cajas Forenses, Dirección de Rentas, Registro Gneeral, peritosy escribanos al sólo efecto de llenar su cometido. Los expedientes, en estos casos podrán ser retirados de secretaría por los profesionales interesados.
Si la ley no designa término a los fines precedentemente mencionados, lo fijará el juez sin recurso alguno. Cuando las actuaciones sean tramitadas sin intervención de abogado o procurador, la parte estará obligada a indicar uno de la matrícula...