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EL OFICIO
ETIMOLOGIA:
La palabra oficio deriva del latín UFFICIUM que significa cargo o magistratura.
DEFINICIÓN:
Es un documento protocolar de carácter oficial que se utiliza en los organismos del sector público y en instituciones privadas. En todos los casos, el que remite es una persona jurídica, mientras que el destinatario puede ser una persona natural o jurídica. Suele estar firmadopor el máximo representante legal de la institución o por los jefes de la misma.
CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL OFICIO
Debe estar correctamente redactado.

Se puede usar papel membretado o no.
Debe poseer un código o numeración correlativa para que facilite su archivo.
Pertenece a la comunicación oficial.
Puede ser firmado por una o más personas.
Cuando es de algúnclub o comité, generalmente lo firman varias personas.
Se envía en un sobre cerrado que tiene impreso el número del oficio, datos del destinatario (trato, nombre y cargo) y la dirección del mismo.

CLASES DE OFICIO

Oficio simple
Se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente, en caso de una invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o información de eventos oactividades culturales y deportivas

Oficio múltiple

Se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios. Por esta razón, el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir. Los oficios múltiples generalmente son vertical-descendentes y horizontales. Es decir, van dirigidos a subordinados o a jefes de instituciones del mismo nivel ojerarquía. Se usa para emitir órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias e informaciones a diferentes oficinas y despachos, simultáneamente.
Oficio de transcripción
Oficio que sirve para transcribir el contenido de otro documento, tal como se da en el original, íntegramente, sin ninguna alteración. Todo el texto o párrafos transcritos deben ir entre comillas y ser fiel aloriginal. A través de este tipo de oficio se transcriben resoluciones, acuerdos, circulares, directivas u otros textos de interés. El trato de relación que se cumple por medio de este documento es de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera de una entidad.
ESTRUCTURA
1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el añoen curso.
 
2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
 
3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdoa lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.
 
4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.
 
5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando se necesita mencionar lanumeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
 
6.-Cuerpo o texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muybrevemente.

EJEMPLO:
Lima, 4 de julio del 2005
Oficio Circular N° 005-2005-P-CS-P
Señor 
Presidente de la Corte Superior de Justicia de
Presente.-
Tengo el agrado de dirigirme a Usted, para hacer de su conocimiento que la Corte Suprema de Justicia de la República, en sesión de Sala Plena de la fecha, contempló pronunciamientos públicos que, en diversa manera, se vienen...