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Comité de archivo:
El Comité de Archivo es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos.Conformación del comité
El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas:
El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa deforma mediata el Archivo del la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidirá; el Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado.
¿Por qué esimportante?
El Comité ocupa un lugar de gran importancia en las decisiones (de la entidad empresaria) al que se relacionan con los procesos administrativos y operativos de los documentos que recibe ygenera una empresa. Debe establecer la simplificación del papeleo inútil, la duplicidad y conservación de documentos innecesarios
Objetivos del comité
Definir las políticas, los programas de trabajo yde la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos
Fijar las funciones para el manejo, sistematización, conservación, salvaguarda del archivo y disposición de lainformación archivística
Definir su reglamento interno; el Comité debe tener, por lo menos, una reunión ordinaria mensual para aclarar duras, mejores, errores del sistema de archivo y documentosArchivo de gestión
Es aquel en el que permanecen los documentos desde el momento en que se generan hasta que su trámite ha finalizado y su consulta administrativa ha descendido.
Funciones básicas delarchivo de gestión
Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo (expedientes)
Formar correctamente las series documentales, impidiendo dispersión o eliminación de ladocumentación
Elaboración de instrumentos de control e información (bases de datos o ficheros)
Organización de los archivos de gestión
En el espacio de trabajo (oficina) hay que diferenciar entre...
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