Lista de prioridades en un evento




Universidad Autónoma de Nuevo León

Facultad de Ciencias de la Comunicación

Organización de Eventos
Actividad 4

David Fernando Conde Gómez
1477265
09 de julio del 2014





Lista de seguimiento para realizar un evento
Siempre es útil tener una lista de seguimiento que incluya todas las necesidades y pormenores que hemos mencionado, como son las funciones y acciones decada una de las coordinaciones que forman el comité organizador.
Esta lista de seguimiento o chequeo, tiene como propósito que no se olvide ningún detalle en la planificación, organización y realización del evento.
A continuación se presenta una lista con un orden lógico para la realización de un evento.
1.- Definición de objetivos, estructura de organización y fechas
Definir objetivos
PolíticasEstructura orgánica
Comité organizador
Probable fecha del evento
2.- Definición de temática y elaboración de convocatoria y reglamentos
Seleccionar la temática general del evento
Seleccionar la temática de las mesas de trabajo
Elaborar y publicar la convocatoria
Elaborar el reglamento general
3.- Fuentes de ingresos y financiamiento
Definir el monto de las cuotas de inscripciónConfirmar patrocinios
Confirmar donativos
Definir el precio de venta de los módulos de la exposición
Otros ingresos
Pronóstico de ingreso por ventas
4.- Definición de la sede
Definición de la ciudad sede
Selección de lugares
Visitas para inspeccionar las instalaciones
Verificar el potencial de la sede para dar servicios de calidad a los participantes
Definición de tarifas y descuentos de losarrendamientos, servicios, equipos y productos que se requieren
Selección de hoteles de apoyo
Definición, confirmación y contratación de lugares
Entrega de anticipos
Obtención de permisos y licencias
5.- Selección de recursos materiales y servicios generales y de selección de proveedores
Selección de proveedores
Selección de materiales adecuados
Solicitar varias cotizaciones
Compararcondiciones
Definición de proveedores
Elaborar pedidos
Programar fechas de entrega
6.- Determinar posibles patrocinadores
Alimentos
Eventos sociales y culturales
Espectáculos y animación
Hospedaje y alquiler de salones
Instalaciones

7.- Definición y elaboración de presupuestos
Cotización de los lugares, servicios y materiales que se requieran
Presupuesto de la coordinación generalPresupuesto de comercialización y difusión
Presupuestos de operación
Presupuestos de relaciones publicas
Presupuesto de apoyo técnico
Presupuesto de organización
Presupuesto de la exposición
8.- Definición y elaboración de programas
Programa general de trabajo
Programa de actividades sociales
Programa de actividades para acompañantes
Programa de difusión
Programa de actividadesespeciales
9.- Determinación del número de participantes invitados
Determinar número aproximado de participantes
Determinar los invitados especiales
Elaborar el directorio de posibles participantes por persona, empresa o agrupación
10.- ponentes magistrales y de mesas de trabajo
Determinar los ponentes magistrales y los ponentes de mesa
Distribuir cartas informativas e invitaciones
Recepción deconfirmación de expositores


11.- Planificación del hospedaje
Definir número de habitaciones necesarias por hotel
Número de personas por cuarto
Definir lugar y forma de hospedaje del comité organizador
Definir lugar y forma de hospedaje de expositores
Coordinarse con el personal del hotel para definir la operación el primer día de registro y asignación de habitaciones
12.- Estrategia dedifusión en los medios de comunicación
Elaboración del anteproyecto del spot de radio, televisión y cine
Presentación de los organizadores
Autorización de los spots
Elaboración de los spots
Entrega de spots a las estaciones de radio y televisión
Definición y contratación de tiempo en radio, televisión y cine
Programa de entrevistas en radio y televisión
Diseño de las inserciones para...